S4.12.19

Anasayfa » S4.12.19

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ KARTI	Doküman No	S4.12.19
	Yayın Tarihi	18.05.2021
	Revizyon No	00
	Revizyon Tarihi
	Sayfa No	1

Ana Süreç	İdari ve Destek Ana Süreci
Süreç Adı	Evrak Akış Süreci
Süreç Sorumlusu	Dekan/Müdür, Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Birimi
Sürecin Uygulayıcıları	Dekan/Müdür, Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Birimi, akademik personel, idari personel, yardımcı hizmet personeli
Sürecin Kapsamı ve Amacı	Gelen ve giden yazıların ve EBYS yazışmaların düzgün bir şekilde akışını sağlamak.
Sürecin Girdileri:	Gerçek ve tüzel kişi gelen ve giden evraklar,
Sürecin Kaynakları	Yazışma ve cevaplama yapan personel, Elektronik belge yönetim sistemi, Bilgisayar, Tarayıcı.
Sürecin Faaliyetleri:	1-Gelen yazılar Dekanlık/Müdürlük makamına sunulur. Dekan/Müdür yazıları gördükten sonra gereğinin yapılması için Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterine havale eder. 2-Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri yazının içeriğine göre yapılacak iş özelinde personele sevkini gerçekleştirir ve yapılacak işlemi belirler. Gelen yazı ile ilgili birimler gelen yazı için gerekli işlem sonucunda cevaben ilgili yazı hazırlar. 3-Birim içinden oluşturulan yazılara ekleri eklenerek hazırlanır. Yazı önce Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterinin parafına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri tarafından paraflandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Dekan/Müdür tarafından imzalanır. 4-Dekan/Müdür imzasında çıkan yazılar Elektronik belge yönetim sistemi vasıtasıyla iletilir. Posta yoluyla gönderilecek yazılar yazı işleri tarafından posta yoluyla gönderilir. 5-Kurum dışından elektronik ortam dışından gelen yazılar yazı işleri birimi tarafından elektronik belge yönetim sistemine kayıt edilir ve evrak numarası alınarak dosyalanır.
Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı	Gelen ve giden evraklar.
Sürecin İzleme Kriterleri	Belirlenen performans süresi içindeki gelen/giden evrak sayıları.
Sürecin Müşterisi	Diğer kamu kurum ve kuruluşları, Üniversitenin diğer idari ve akademik birimleri, akademik personel, idari personel, özel ve tüzel kişiler.
Sürecin Tedarikçisi:	Diğer kamu kurum ve kuruluşları, Üniversitenin diğer idari ve akademik birimleri, akademik personel, idari personel, özel ve tüzel kişiler.
Etkileşimli Süreçler	Önceki Süreç : İdari ve Destek Süreci
Etkileşimli Süreçler	Sonraki Süreç : İdari ve Destek Süreci

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlük Onayı
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı)	Kalite Koordinatörlüğü	Kalite Komisyonu