S1.1.9

Anasayfa » S1.1.9

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ KARTI	Doküman No	S1.1.9
	Yayın Tarihi	18.05.2021
	Revizyon No	00
	Revizyon Tarihi
	Sayfa No	1

Ana Süreç	EĞİTİM VE ÖĞRETİM ANA SÜRECİ
Alt Süreç	Eğitim-Öğretim Planlama Süreci
Süreç Adı	Uzaktan Eğitim Süreci
Süreç Sorumlusu	İlgili Rektör Yardımcısı, Uzaktan Eğitim Merkezi Müdürü
Sürecin Uygulayıcıları	Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi
Sürecin Kapsamı ve Amacı	Samsun Üniversitesinin kurumsal kimliğine uygun biçimde, ön lisans, lisans, lisansüstü birimleri, araştırma merkezleri ve üniversitemiz diğer birimleri de dâhil tüm eğitim programlarında sağlanan uzaktan eğitim süreçleri kapsamında ihtiyaç duyulacak her türlü yazılımın tasarlanması veya mevcut yazılımların ihtiyaca göre güncellenmesi, plan, program, koordinasyon ve uygulama faaliyetlerinin yürütülmesi, ihtiyaç duyulan konularda hizmet içi eğitimlerin düzenlenmesi, bilgi teknolojilerine dayalı araştırma, geliştirme ve uygulama çalışmaları ile ilgili araştırmalar ve yayınlar yapılması
Sürecin Girdileri	Öğrenciler, akademik personel, idari personel, Samsun Üniversitesi UZEM Akademik ve İdari Personeli, teknik ve fiziki donanım, ilgili yazılımlar
Sürecin Kaynakları	Dersin sorumlusu akademik personel, bilgisayar, Bilgi Paketi Kılavuzu, Samsun Üniversitesi Program Açma ve Müfredat Yönergesi
Sürecin Faaliyetleri	1. Öğretim yönetim sistemlerinin teknolojilerinin ve uygulamalarının araştırılması, ihtiyaç duyulan öğretim materyallerinin geliştirilmesi ya da teminin edilmesi 2. Yerel, ulusal, uluslararası teknolojik, ekonomik ve yasal gelişmeler doğrultusunda oluşan toplumsal ihtiyaçların tespit edilmesi 3. Uzaktan eğitim faaliyetlerine katılan öğrenci ve öğretim elemanlarının uzaktan eğitim araçlarını etkin ve verimli kullanılabilmesi için eğitimler düzenlenmesi 4. Üniversite içinde, üniversiteler arasında, ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliğini sağlamak, uzaktan eğitim ihtiyaç ve isteklerine yardımcı olmak, ön lisans, lisans, lisansüstü ve personel eğitiminde uzaktan eğitim temelli ders ve programları geliştirerek üniversitede verilmekte olan derslerin uzaktan eğitim ile desteklenmesini sağlanmak 5. Uzaktan eğitim sistemi süreçleri ile ilgili taleplerin gerçekleştirilmesi; 5.1. Rektörlükten, akademik birimlerden, idari birimlerden ve öğrencilerden gelen taleplerin alınması 5.2. Taleplerin değerlendirilmesi; talep uygun görülür ise raporlama çalışmasının başlatılması, talep uygun görülmezse taleplerin gerekçeleri ile ilgili birimlere bildirilmesi 5.3. Gerçekleştirilen taleplerin talep eden birim/birimlere duyurulması 6. Uzaktan eğitimin yürütüldüğü UZEM sistemlerinin yönetimini gerçekleştirmek, gelişen teknolojilere göre uzaktan eğitim sisteminin güncellenmesinin sağlanmak 7. Uzaktan eğitim uygulaması olarak gerçekleştirilecek ders, seminer veya kurslar için internet tabanlı öğretim materyalleri geliştirilmek ve uygulamaya konmasının sağlanmak 8. UZEM sisteminin tüm aşamalarında akademik ve teknik desteğin sağlanması; 8.1. Uzaktan eğitim sistemi kullanıcılarının karşılaştıkları sorunları UZEM birimine iletebilmeleri için Sorun Talep Sistemi’nin tasarlanması, geliştirilmesi ve işletilmesi faaliyeti yürütülecek ise; sorun talepleri için UZEM web sayfasında gerekli menü ve alanların oluşturulması, ilan edilmesi, sorun taleplerinin, sorun talebi için özel olarak oluşturulan Sorun Talep Formu üzerinden gönderilmesinin sağlanması, talep edilen sorunların tüm UZEM akademik ve idari personelinin anlık olarak takip edebileceği şekilde süreç yönetim sisteminde listelenmesi, talep edilen sorunların tespit edilmesi, düzeltilmesi ve bilgilendirme mailinin atılması 8.2. Sorun Talep Sistemi haricindeki kanallar ile talep gerçekleştirilmiş ise; canlı ders esnasında problem yaşayıp telefon yolu ile ulaşan eğitmenlere teknik destek verilmesi, canlı ders esnasında problem yaşayıp telefon yolu ile ulaşan eğitmenlerin problemlerinin çözülememesi durumunda, ilgili eğitmenin bilgisayarına uzaktan bağlanarak destek verilmesi, UZEM sistemindeki tüm hatalar için gelen e-posta taleplerinin alınması, sorunların giderilmesine ve ilgili muhatabına geri dönüş yapılması, 8.3. Eğitmenlerin uzaktan eğitim sistemi üzerindeki derslerini zamanında gerçekleştiremediği durumlarda o dersin telafisini talep edebilmesi için Randevu Talep Sistemi’nin tasarlanması, geliştirilmesi ve işletilmesi faaliyeti yürütülecek ise; randevu talepleri için UZEM web sayfasında gerekli menü ve alanların oluşturulması, ilan edilmesi, randevu taleplerinin, randevu talebi için özel olarak oluşturulan Randevu Talep Formu üzerinden gönderilmesinin sağlanması, talep edilen randevuların tüm UZEM akademik ve idari personelinin anlık olarak takip edebileceği şekilde süreç yönetim sisteminde listelenmesi, randevu taleplerinin sunucuların uygunluk durumu göz önüne alınarak değerlendirilmesi ve UZEM sistemi üzerinden tarih ve saatin belirlenmesi, belirlenen tarih ve saatte sanal sınıfın oluşturulması ve süreç yönetim sistemine bilgi girilmesi, gün sonunda tüm girilen randevulara toplu olarak bilgilendirme mailinin atılması 9. Üniversite öğrenci bilgi sistemi ile uzaktan eğitim için kullanılan öğretim yönetim sisteminin birbirine entegrasyonun tasarlanması, geliştirilmesi ve işletilmesi 10. Uzaktan eğitim sistemlerinde kullanılan yazılımların sunuculara kurulması, yönetilmesi, kimlik giydirmesi, bakım çalışmalarının yapılması ve optimizasyon işlemlerinin yapılması 11. Uzaktan eğitim sistemleri ve bileşenlerinin kullanımı ile ilgili eğitim içeriklerinin hazırlanıp yayımlanması 12. Uzaktan eğitim sistemleri üzerinde canlı ders esnasında canlı ders servislerinin kontrol edilmesi 13. OBS sistemine yeni eklenen veya durumu güncellenen öğrenci, öğretim elemanı ve derslerin son durumlarının birim bazlı olarak anlık uzaktan eğitim sistemine aktarılması 14. Yürütülecek faaliyet sistem yöneticileri tarafından periyodik olarak yapılacak işlemler ise; 14.1. Öğrenci/eğitmen/yönetici /modüllerinin test edilmesi 14.2. Sunucuların anlık durumlarının kontrolünün sağlanması 14.3. Sunucularda canlı derslerin yapılabilirliğinin kontrolünün sağlanması 14.4. UZEM sistem sunucularının optimizasyon işlemlerinin gerçekleştirilmesi 14.5. Sunucuların anlık durumlarının kontrolünün sağlanması 14.6. Gerçekleştirilen kontrollerde tespit edilen sorunların ve/veya uygunsuzlukların UZEM yöneticisine bildirilmesi 19. Araştırma ve Uygulama Merkezi faaliyetleri kapsamında eğitim ve sertifika programları yürütülecek ise; 19.1. İç ve dış paydaşlardan eğitim ve sertifika programı taleplerinin alınması 19.2. Açılacak eğitim ve sertifika program taleplerinin değerlendirilmesi 19.3. Eğitim programı başka kurum ve kuruluşlar ile iş birliği halinde yürütülecek ise gerekli iş birliklerinin oluşturulması 19.4. Eğitim ve sertifika programı içeriğinin, takviminin ve eğitimi yürütecek eğitimcinin belirlenmesi 19.5. Eğitim gruplarının oluşturulması 19.6. Eğitim gruplarının UZEM sistemine kaydı 19.7. Eğitimlerin gerçekleştirilmesi 19.8. Eğitim ve sertifika programlarının etkinliğinin değerlendirilmesi yönelik yapılan UZEM sistemi ile İlgili memnuniyet anket sonucu
Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı	Tamamlanan Öğretim Faaliyeti, Sertifika Programı, Ders Listesi, Başarı Listesi, e-materyal, Ders Programları, Sorun Talebi Sayısı, Randevu Talebi Sayısı, Raporlar
Sürecin İzleme Kriterleri	S1.1/PİK20 Toplam ders sayısı/ uzaktan eğitimle verilen ders sayısı S1.1/PİK21 UZEM Sistemini Kullanan Kullanıcılara Yönelik Yapılan UZEM Sistemi ile İlgili Memnuniyet Anket Sonucu
Sürecin Müşterisi	Öğrenciler, Akademik ve İdari Personel, Toplum, Sanayi, İlgili Kurum ve Kuruluşlar, STK’lar
Sürecin Tedarikçisi	Araştırma ve Uygulama Merkezleri, Akademik ve İdari Personel, Öğrenciler
Etkileşimli Süreçler	. Önceki Süreç:
Etkileşimli Süreçler	. Sonraki Süreç:

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlük Onayı
Aydın KARATAY (Öğrenci İşleri Daire Başkanı)	Prof.Dr.Mehmet BEŞİRLİ (Süreç Sorumlusu)	Kalite Koordinatörlüğü