PRS07

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ OBS Yetki Tanımlama Prosedürü	Doküman No	PRS07
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	1/3

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu uygulama usul ve esaslarının amacı; Samsun Üniversitesinde ön lisans, lisans ve lisansüstü programlarında öğrenim gören öğrenciler ile idari ve akademik personel tarafından kullanılmakta olan Öğrenci Bilgi Sistemi için yetkilendirilmesine ilke ve esasları belirlemektir.

2. DAYANAK

Bu uygulama usul ve esasları; Samsun Üniversitesi ön lisans, lisans ve lisansüstü eğitim ve öğretim yönetmenliği ile 2547 Yükseköğretim Kanunu’na dayanarak hazırlanmıştır.

3. TANIMLAR

Bu uygulama usul ve esaslarda geçen;

1. a) Üniversite: Samsun Üniversitesini,
2. b) Rektör: Samsun Üniversitesi Rektörünü,
3. c) Öğrenci İşleri Başkanı: Samsun Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığını,

ç) OBS: Samsun Üniversitesinde ön lisans, lisans ve lisansüstü programlarında öğrenim gören öğrenciler ile idari ve akademik personel tarafından kullanılmakta olan Öğrenci Bilgi Sistemini

4. d) Akademik Birim: Samsun Üniversitesi bünyesinde bulunan fakülte, enstitü, yüksekokul ve meslek yüksekokullarını,
5. e) İdari Birim: Samsun Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı daire başkanlıkları ve idari birimlerini,
6. f) OBS Kullanıcı Tipi: Öğrenci Bilgi Sisteminde tanımlı bulunan kullanıcı tiplerini,
7. g) OBS Yetki Grupları: Öğrenci Bilgi Sisteminde tanımlı bulunan kullanıcı tiplerini,

4. KULLANICI TİPLERİ

4.1. Samsun Üniversitesi Öğrenci Bilgi Sisteminde tanımlı bulunan Kullanıcı Tipleri, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda öngörülen üniversite birimlerinin akademik yönden teşkilatlanması, işleyiş, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, ilgili alt birimlerin üst birimlerle olan ilişkilerini düzenleyen Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği esas alınarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından belirlenir.

4.2. “ORT/FRM010 OBS Yetki Tanımlama Formu” nda belirtilen kullanıcı tiplerinden tanımlamada bulunulur. Eğer personelin birden fazla kullanıcı tipini kapsayan görevi bulunuyorsa, her görev için ayrı form düzenlenir.

4.3. Kullanıcı tipleri;

4.3.1. Standart Kullanıcı (İdari): Akademik birim öğrenci işlerinde görev yapmakta olan personel için tanımlanan kullanıcı tipidir.

4.3.2. Süper Kullanıcı (İdari): Öğrenci bilgi sisteminde tanımlı bulunan tüm yetkileri kullanan personel için kullanılan kullanıcı tipidir.

4.3.3. Bölüm/Program/Anabilim Başkanı: Bölümün her düzeydeki eğitim-öğretim faaliyet, iş ve işlem için ilgili Bölüm/Program/Anabilim başkanlarına tanımlanan kullanıcı tipidir.

4.3.4. Müdür: İlgili Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Yüksekokul veya Meslek Yüksekokulu için görevlendirilen ilgili personel için tanımlanan kullanıcı tipidir.

4.3.5. Dekan: İlgili Fakülte için yönetici olarak görevlendirilen ilgili personel için tanımlanan kullanıcı tipidir.

4.3.6. Yönetici: Herhangi bir Fakülte /Yüksekokul için idari görevi bulunmayıp yönetici konumundan görev yapmakta olan personel için kullanılan kullanıcı tipidir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ OBS Yetki Tanımlama Prosedürü	Doküman No	PRS07
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	2/3

5. YETKİLENDİRME GRUPLARI

5.1.Yetki gruplarına göre yetkilendirme işlemleri, Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yetki talep eden personel tarafından onaylanmış “görev tanım formu” dikkate alınarak, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından değerlendirilir ve yetkilendirmede bulunulur.

5.2. Yetki grupları;

5.2.1. Sekreterlik Yetkisi: Yetki alanı sınırlı olup inceleme, görme ve yazdırma yetkisine sahip olan standart kullanıcı tipi yetki grubudur. Sekreterlik yetkisi, OBS’de yer alan raporları kullanmak durumunda olan üniversitemiz birim personelleri ile kurum dışı paydaşlarımız için tanımlanan yetkileri kapsar.

5.2.2. Dekan / Müdür/ Bölüm Başkanı: Görevlendirme belgesinde bahsi geçen  ilgili birim için OBS Otomasyon yetkilisinin himayesinde bulunan görevler haricinde geniş yetkiye sahiptir. Yetkileri kapsamında; inceleme, yazdırma, değiştirme, silme  gibi tüm fonksiyonel işleri içerir. 

5.2.3. Bilgi Paketi Yetkisi: Samsun Üniversitemiz Bologna Eşgüdüm Komisyonu (BEK) Başkan ve Üyeleri için tanımlan Bilgi Paketi İşlemleri için inceleme yetkisini kapsar.

5.2.4. Öğrenci İşleri Yetkisi: Samsun Üniversitesindeki tüm akademik birim ve programları içeren OBS yönetici yetkisi hariç geniş yetkileri kapsar.

5.2.5. OBS Yönetici Yetkisi: OBS sisteminde yer alan tüm yetkileri kapsayan süper kullanıcı yetkileridir.

6.YETKİLENDİRME UYGULAMALARI

6.1. Akademik personel kullanıcı OBS kullanıcı yetkisi tanımlamak için;

6.1.1. Üniversitemize ataması gerçekleşen akademik personelin atama işleminin Personel Daire Başkanlığınca bilgi yönetim sistemine tanımlanması sonrasında,

6.1.2. Üniversite dışından geçici görevlendirme ile ders vermek üzere gelen personelin görevlendirme onay belgesi Personel Daire Başkanlığınca Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi sonrasında,

6.2. Yönetici yetkisi tanımlamak için, atama kararının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi sonrasında

6.3. İdari personel yetkisi tanımlamak için, personelin onaylı görev belgesinin, görev yaptığı birim yöneticisi tarafından Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi sonrasında, yetki talep eden personel tarafından iki nüsha halinde onaylanmış “ORT/FRM010 OBS Yetki Tanımlama Formu” ile yetki talebinde bulunulur.

6.4. Kurum dışından yetki talep eden kurumun, yetki talebine dair resmi talep yazınının üst yönetim tarafından onaylanması sonrasında yetki tanımlamasında bulunulur.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ OBS Yetki Tanımlama Prosedürü	Doküman No	PRS07
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	3/3

6.5. Talep edilen yetki/yetkiler, OBS otomasyon yetkilisi tarafından değerlendirildikten sonra kullanıcı tipi ve yetki grubuna göre OBS’de T.C kimlik numarası üzerinden yetki tanımı yapılır ve kullanıcı adı ve şifresi kurumsal mail adreslerine e-posta yolu veya tanımlı bulunan iletişim numarasına SMS yolu ile bildirilir.

6.6 OBS otomasyon yetkilisi tarafından yetki tanımlaması yapıldıktan sonra onaylanan “ORT/FRM010 OBS Yetki Tanımlama Formu” yetkilendirilen personele gönderilir.

7. YETKİLERİN SONLANDIRILMASI

7.1 Öğrenci Bilgi Sistemi yetki tanımlamaya gerekçe teşkil eden durumun ortadan kalkması durumunda, yetkinin sonlandırılmasına yönelik bilgi akışını 5 iş günü içerisinde ilgili personel ve birim yöneticisi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirmekten sorumludur.

7.2. Yetki tanımlamaya gerekçe teşkil eden durumu ortadan kalktığı halde bu durumu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmemesi sonrasında, doğabilecek kullanıcı kayaklı olumsuzluklardan birim yönetici sorumludur.

7.3. İdari görev ataması yapılan görevler (Dekan, Bölüm Başkanı, Müdür) için görev sürelerinin dikkate alınarak başlangıç ve bitiş sürelerine göre yetki tanımlaması yapılmaktadır. Bu tür yetkiler için ilave işlem yapılmasına gerek yoktur.

8. DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

8.1 Tanımlanan şifre işlem güvenliği açısından personelin kurumsal e-posta adresine veya iletişim numarasına SMS ile iletilmektedir. İşlem güvenliği açısından tanımlanan şifrenin güncellenmesi gerekmektedir.

8.2. Merkez Öğrenci İşleri himayesinde bulunmasına rağmen Dekan/Müdür/Bölüm Başkanı Yetki Grubunda da tanımlı bulunan yetkilerin takibinin mutlak anlamda sağlanması veya yetki grubundan çıkarılması (müfredat, ders açma vs)

8.3. Hassasiyetleri açısından önem arz etmekte olan konular için bir tek personel yetkilendirilmede (YÖK-SİS teyitleşme, Askerlik İşlemleri) bulunulacaktır.

8.4. Yetki gruplarının önemine göre; belli periyotlarda tanımlı yetkilerin kullanım hassasiyeti Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca denetlenecektir.

8.5. Kullanıcı yetki kullanım şifresinin muhafazasından sorunludur. Şifrenin bilgisayara kaydedilmesi, farklı kişilere verilmesi vs. durumlardan doğabilecek olumsuzluklar sistemde tanımlı kullanıcıyı bağlamaktadır.

9. İLGİLİ DOKÜMANLAR

ORT/FRM010 OBS Yetki Tanımlama Formu