Adres: Gürgenyatak, Canik Yerleşkesi Gürgenyatak Mahallesi, Merkez Sk. No:40-2 D:1, 55080 Canik/Samsun
GRT050
Anasayfa » GRT050
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | GRT050 | |
Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
Revizyon No | 00 | ||
Revizyon Tarihi | |||
Sayfa No | 1 |
Birimi | GENEL SEKRETERLİK | ||||
Alt Birimi | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | ||||
Bağlı Unvan |
Şube Müdürü | ||||
Görev Adı | İç ve Dış Yazışmalar Ofisi Personeli | ||||
Sorumluluk Alanı | Rektörlük/Genel Sekreterlik Adına Kurum İçi ve Dışı Tüm Yazışma İşlemleri | ||||
Görev Türü | Hassas Görev | Hassas Görev Kodu | |||
Görev ve Sorumlulukları | •Üniversite/Genel Sekreterlik adına tüm yazışmaları yürütmek, • Birim Faaliyet Raporu’nun hazırlanmasını sağlamak, • Etik Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak, • Mevzuat Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak, • Akademik Teşvik Ödeneği Akademik Teşvik Düzenleme Denetleme ve İtiraz Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak, • Hobi Bahçesi Tahsis Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak, • CİMER kullanıcı sorumlusu tarafından gelen başvurular ile diğer bilgi edinme başvurularının EBYS’ye dâhil edilmesi, incelenmesi ve cevaplanması amacıyla İç ve Dış Yazışmalar Ofisine havale edilmesi, • Başvurunun içeriğine göre gerekirse başvuru sahibine ve CİMER Portalına cevabın eklenmesi, • Üniversitemizde sürekli işçi kadrosunda çalışan personellerin disiplin süreçleri kapsamındaki yazışmalarının takip edilmesi, • Kurumların düzenledikleri sempozyum, panel, yarışma ve bunun gibi etkinliklerin üniversitemizin ilgili birimlerine duyurulması, • Öğrencilerinin şehir dışında yapacakları staj ve anketlerin uygulama izin yazılarının yazılması, • Öğretim üyelerinin araştırma izin yazılarının ilgili kuruma iletilmesi, • Açılması planlanan fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu, enstitü, merkez, anabilim dalı ve anasanat dalı Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına iletilmesi ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen teklif cevabının üniversitemizin ilgili birimine iletilmesi, • Valilik makamının olurları ile oluşturulan kurullarda üniversitemiz öğretim üyelerinin görevlendirilmesi, • Kurumlardan gelen görüş talep yazılarının ilgili birimlere iletilerek cevap yazısı hazırlanması, • 5018 sayılı kanun ve ilgili yönetmelik uyarınca başkanlık taşınır kayıt (devir, giriş- çıkış, zimmet, taşınır işlem fişi vb.) işlemlerinin yapılması ve yıl sonu hesaplarının ilgili kurumlara gönderilmesi, • Dağıtımı yapılmış olan donanımların envanter kayıtlarının tutulması, • Birime gelen ve giden malların sayımının yapılması, • Kişilere verilen mal ve malzemelerin taşınır teslim sicil kaydını yapılıp takip edilmesi, • Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim edilmesi, • Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutulması, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlenmesi ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine gönderilmesi. • İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulunun iş ve işlemlerine ait yazışma sürecinin yürütülmesi, • İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütülmesi, • Birimlerden gelen Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu gündem taleplerinin toplanması, • Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu gündemlerinin oluşturulması ve üyelere gönderilmesi, • Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu üyelerinin toplantıya davet edilmesi, • Toplantının gerçekleşmesi için altyapının sağlanması, • Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının üyelere imzalatılması, • Karar defterine işlenmesi, • Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu kararlarının ve karar suretlerinin EBYS üzerinden ilgili birimlere yazılması, • Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek üzere analiz etmek, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlamak, • Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek, • Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak, • Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak, • İç ve Dış Yazışmalar Ofisi personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur. |
||||
Yetkiler |
|
||||
Bilgi |
|
||||
Beceri ve Yetenek |
|
||||
İletişimdeki Birimler |
Rektörlük, Akademik-İdari Birimler ve personelleri, Dış paydaşlar, | ||||
Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum | |||||
Adı Soyadı | Tarih | İmza | |||
Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı | |||
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) | Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter) | Kalite Koordinatörlüğü |