 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ KARTI |
Doküman No | S4.1.2 |
| Yayın Tarihi | 05.07.2023 | ||
| Revizyon No | 00 | ||
| Revizyon Tarihi | |||
| Sayfa No | 1 |
| Ana Süreç | İdari ve Destek |
| Süreç Adı | İç Tetkik İşlemleri |
| Alt Süreç Adı | Kalite Yönetişim İşlemleri |
| Süreç Sorumlusu | Kalite Ofis Sorumlusu |
| Sürecin Uygulayıcıları | Kalite Ofis Sorumlusu |
| Sürecin Kapsamı ve Amacı | Bu sürecin amacı, uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin ilgili standart ve yasal şartlara uygun olup olmadığının, yeterliliğinin, etkinliğinin, devamlılığının sağlanması ve sürekli iyileştirilmesi için şartların belirlenmesi, düzenli ve tarafsız olarak incelenmesine yönelik denetimlerin planlanması, gerçekleştirilmesi, raporlanması ve tespit edilecek uygunsuzlukların giderilmesine yönelik, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. |
| Sürecin Girdileri: | ORT/FRM001 Uygunsuzluk ve İyileştirici Faaliyet Formu
ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu |
| Sürecin Kaynakları | İç Tetkik İşlemleri (S4.1.3/İAŞ001), İç Tetkik Süreci İşlemleri (S4.1.3/İAŞ002), ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, Veri Performans Sistemi (VPYS), Kalite web sayfası, |
| Sürecin Faaliyetleri: | 1 – İç tetkik planı tüm birimlerin yıl içerisinde en az bir defa denetlenmesini sağlayacak şekilde yapılır. 2 – İç Tetkik Süreci hazırlanmasında izlenecek yol, “(S.4.1.3/İAŞ002) İç Tetkik Süreci İş Akışında ve (S.4.1.3/İAŞ002) İç Tetkik İşlemleri İş Akışında tanımlanmıştır. 3 – Kalite Koordinatörü tarafından İç Tetkik Planı hazırlanarak YGG toplantısında sunulur ve iç tetkik tarihleri kararlaştırılıp rektör onayı ile tüm birimlere, tetkik için görevlendirilen tetkikçilere iç yazışma ile dağıtımı yapılır. Planlanan tetkik tarihleri, herhangi bir sebepten ötürü değiştirildiğinde, revize edilmiş program aynı kişiler tarafından tekrar imzalanıp, ilgililer yazı ile gönderilir. 4 – İç Tetkik Soru Listesi’nin hazırlanması “LST01 İç Tetkik Soru Listesi” referans dokümanların tamamı ile uyumlu olarak Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Tetkikçi tetkik esnasında gerekli görmesi durumunda “LST01 İç Tetkik Soru Listesi”ne soru ekleyebilir ve eklediği soru/soruları tetkik sonunda Kalite Koordinatörlüğüne bildirir. 5 – Denetimde tespit edilen uygunsuzluklar birim yöneticisi tarafından gözden geçirilir, ilgililerle görüşülerek bu uygunsuzlukların giderilmesi ve tekrarının engellenmesi için gerçekleştirilecek faaliyetler belirlenir ve uygulanır. Faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirtilecek süre uygunsuzluğun türüne göre belirlenir. Planlanan faaliyetlerin kontrolü tetkik ekibin sorumluluğundadır. Tetkik Ekip Lideri/Tetkikçi veya Kalite Koordinatörlüğü gerçekleştirilen düzeltici ve iyileştirici faaliyetleri ve bunlara ilişkin kanıtları inceleyerek, yapılan düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin etkinliğini ve yeterliliğini değerlendirir. Gerçekleştirilen düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin yetersiz olması durumunda, Tetkik Ekip Lideri/Tetkikçi veya Kalite Koordinatörlüğü birim yöneticisi ile temasa geçerek, ek düzeltici faaliyetler yapılmasını talep edebilir. Bir uygunsuzluk ancak uygunsuzluğun nedeninin doğru tespit edilerek ortadan kaldırılması ile kapatılabilir. 6 – Kalite Koordinatörü, tüm birimlere ait iç denetimlerin tamamlanmasından sonra, denetim ekiplerinden gelen raporları, derleyip raporlar ve Yönetim Gözden Geçirme (YGG) toplantısında paylaşır. 7 – Açılış Toplantısı; İç Tetkik, Tetkikçi(ler) ve tetkik edilen birim yöneticilerinin katıldığı bir açılış toplantısı ile başlatılır. Açılış toplantısı 15 ila 30 dakika arasında sürer. Toplantıda aşağıda belirtilen faaliyetler ve konular görüşülür. • İç Tetkikçi(ler) kendilerini tanıtması (öğrenim ve mesleki tecrübeleri vs.) • Tetkik kapsam ve amacının tekrarlanması, uygulanacak denetimin örnekleme yöntemi esasına dayandığının açıklanması. • Uygunsuzluk tiplerinin açıklanması (Majör-Minör-Gözlem) • Tetkik planı konusunda varsa mevcut değişiklik taleplerinin teyidi. • Tetkikin gerçekleştirileceği alanların belirlenmesi ve kılavuz istenmesi. • Saha tetkikleri için varsa iş güvenliği, acil durum ve emniyet konularının açıklığa kavuşturulması. • Ara ve kapanış toplantıları zamanlarının belirlenmesi. • Gizlilik prensibinin beyanı. • Tetkik edilen birimde gelecek soruların cevaplanması. • Katılım tutanağının tetkikçi(ler) ve tüm katılımcılar tarafından imzalanması. 8 – Kapanış Toplantısı; Tüm incelemeler tamamlandıktan sonra tetkik bitirilir ve tetkik sonuçlarının, tetkik gözlemlerinin yönetime anlaşılır olarak sunulduğu, tetkikçi(ler) ve denetlenen taraf birim yöneticilerinin katıldığı bir kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Kapanış toplantısında görüşülen konulan ve faaliyetler; • Katılım için teşekkür edilmesi. • Pozitif veya güçlü yönlere yönelik yapılan tespitler (öncelikli olarak olumlu gözlemler açıklanmalı) • Tespit edilen uygunsuzluklar(majör ve minör bulgular açıklanmalı). • Gözlemler/İyileştirme ve geliştirme önerileri hakkında bilgi verilmeli, • Kapanış toplantısında tespit edilen tüm uygunsuzluk ve gözlemler için denetlenen bölümle mutabık kalınmalıdır. (Anlaşma sağlanmayan noktalar hakkında yeniden değerlendirme yapılmalı). • Tespit edilen uygunsuzluklara ait düzeltici ve iyileştirici faaliyetlere ilişkin zamanların belirlenmesi. • Gizlilik beyanı tekrarı. • Tetkikçi tarafından tetkik sonucunda tespit edilen bulgular ve uygunsuzluklar ile düzeltici faaliyet süreleri hakkında bilgi verilir.(Tetkik edilen birim 3 iş günü içinde ilgili sorumlu personel kısmı ve yapılacak faaliyet(ler) ve planlanan tamamlanma tarihine yazarak denetçiye iletir veya sözlü olarak onay alır. Tetkikçi DİF’deki faaliyetleri inceler ve eğer yeterli bulmaz ise; tetkik edilen birime düzeltme için geri bildirimde bulunur.) • Tetkikçilerin iç tetkik raporunu imzalaması.• Katılım tutanağının denetçiler ve tüm katılımcılar tarafından imzalanması aşamalarından oluşur. |
| Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı | Kalite web sayfası, Veri Performans Sistemi (VPYS), EBYS |
| Sürecin İzleme Kriterleri | S.4.1.2/PIK005 – Tetkik edilen birim sayısı S.4.1.2/PIK004 – Tespit edilen minör bulgu sayısı S.4.1.2/PIK003 – Açılan DÖF sayısı S.4.1.2/PIK002 – Toplam geliştirmeye açık yön sayısı S.4.1.2/PIK001 – Tespit edilen toplam güçlü yön sayısı |
| Sürecin Müşterisi | İdari Birimler, Akademik Birimler |
| Sürecin Tedarikçisi: | Kalite Koordinatörlüğü |
| Etkileşimli Süreçler |
Önceki Süreç : |
| Sonraki Süreç : |
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı |
| Burcu AVCI | Prof. Dr. Ali BİLGİN (Kalite Koordinatörü) | Prof. Dr. Ali BİLGİN (Kalite Koordinatörü) |
