S4.2.13 - Kalite Koordinatörlüğü

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ KARTI	Doküman No	S4.2.13
	Yayın Tarihi	18.05.2021
	Revizyon No	00
	Revizyon Tarihi
	Sayfa No	1

Ana Süreç	İDARİ VE DESTEK
Süreç Adı	Genel Sekreterlik İdari İşlemler
Alt Süreç Adı	Özel Kalem Alt Süreci
Süreç Sorumlusu	Kurumsal İletişim Şube Müdürlüğü
Sürecin Uygulayıcıları	Özel Kalem Müdürlüğü
Sürecin Kapsamı ve Amacı	Sağlanan Doğru İş Akışı ile Rektörün Kısıtlı Zamanını Verimli Şekilde Değerlendirmesi İçin Gerekli Desteği Sağlamak
Sürecin Girdileri	Toplantı Talepleri, Randevu Talepleri, Resmî Törenlerdeki Protokol Davetleri, Tebrik Kartları
Sürecin Kaynakları	Özel Kalem Personeli, Rektör, Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Personeli, Sarf Malzemeler, Teknolojik Kaynaklar
Sürecin Faaliyetleri	Rektör’e gelen randevu taleplerinin Özel Kalem Müdürlüğü tarafından günlük olarak kayda alınması Dış kurumlardan Kurumsal İletişim Şube Müdürlüğüne ulaşan davetiye, tebrik vb. çeşitli bildirimlerinin Özel Kalem Müdürlüğüne iletilmesi, dış kurumlara gönderilecek davetiye, tören, tebrik vb. çeşitli bildirimlerin Kurumsal İletişim Şube Müdürlüğüne bildirilmesi Rektör’e gelen randevu talepleri makama arz edilmesi Rektör’den gelen talep üzerine kamu kurum ve kuruluşlarından Rektör adına randevu talep edilmesi Her haftanın son mesai günü bir sonraki haftanın takvimi hazırlanması ve makama arz edilmesi Rektör’ün dış kurumlara yapacağı ziyaretlerde ilgili kurumlarla iletişime geçilerek program akışının düzenli bir şekilde olmasının sağlanması
Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı	Yapılan Toplantılar Dış Kurumlara Gerçekleşen Ziyaretler Rektör’e Gerçekleştirilen Ziyaret Sayısı
Sürecin İzleme Kriterleri	Gerçekleşen Toplantı ve Randevu Sayısı Rektörün Kurum Dışında Yaptığı Ziyaret Sayısı Gelen Taleplerin Zamanında Sonuçlandırılma Oranı= [(Zamanında Sonuçlanan Talep Sayısı) / (Toplam Talep Sayısı)]*100
Sürecin Müşterisi	Rektör, Ziyaretçi ve Misafirler, Kurum Personeli
Sürecin Tedarikçisi:	Özel Kalem Müdürlüğü
Etkileşimli Süreçler	Önceki Süreç : İdari ve Destek Süreci
Etkileşimli Süreçler	Sonraki Süreç : İdari ve Destek Süreci

Hazırlayan	Onaylayan	Yürürlük Onayı
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı)	Doç. Dr. Salih KESGİN (Genel Sekreter)	Kalite Koordinatörlüğü