 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ SÜREÇ KARTI |
Doküman No | S4.12.19 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 00 | ||
| Revizyon Tarihi | |||
| Sayfa No | 1 |
| Ana Süreç | İdari ve Destek Ana Süreci |
| Süreç Adı | Evrak Akış Süreci |
| Süreç Sorumlusu | Dekan/Müdür, Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Birimi |
| Sürecin Uygulayıcıları | Dekan/Müdür, Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Birimi, akademik personel, idari personel, yardımcı hizmet personeli |
| Sürecin Kapsamı ve Amacı | Gelen ve giden yazıların ve EBYS yazışmaların düzgün bir şekilde akışını sağlamak. |
| Sürecin Girdileri: | Gerçek ve tüzel kişi gelen ve giden evraklar, |
| Sürecin Kaynakları | Yazışma ve cevaplama yapan personel, Elektronik belge yönetim sistemi, Bilgisayar, Tarayıcı. |
| Sürecin Faaliyetleri: | 1-Gelen yazılar Dekanlık/Müdürlük makamına sunulur. Dekan/Müdür yazıları gördükten sonra gereğinin yapılması için Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterine havale eder.
2-Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri yazının içeriğine göre yapılacak iş özelinde personele sevkini gerçekleştirir ve yapılacak işlemi belirler. Gelen yazı ile ilgili birimler gelen yazı için gerekli işlem sonucunda cevaben ilgili yazı hazırlar. 3-Birim içinden oluşturulan yazılara ekleri eklenerek hazırlanır. Yazı önce Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreterinin parafına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Fakülte/Enstitü/Yüksekokul Sekreteri tarafından paraflandıktan sonra Dekan/Müdür imzasına sunulur. Yazı ve ekleri incelenip Dekan/Müdür tarafından imzalanır. 4-Dekan/Müdür imzasında çıkan yazılar Elektronik belge yönetim sistemi vasıtasıyla iletilir. Posta yoluyla gönderilecek yazılar yazı işleri tarafından posta yoluyla gönderilir. 5-Kurum dışından elektronik ortam dışından gelen yazılar yazı işleri birimi tarafından elektronik belge yönetim sistemine kayıt edilir ve evrak numarası alınarak dosyalanır. |
| Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı | Gelen ve giden evraklar. |
| Sürecin İzleme Kriterleri | Belirlenen performans süresi içindeki gelen/giden evrak sayıları. |
| Sürecin Müşterisi | Diğer kamu kurum ve kuruluşları, Üniversitenin diğer idari ve akademik birimleri, akademik personel, idari personel, özel ve tüzel kişiler. |
| Sürecin Tedarikçisi: | Diğer kamu kurum ve kuruluşları, Üniversitenin diğer idari ve akademik birimleri, akademik personel, idari personel, özel ve tüzel kişiler. |
| Etkileşimli Süreçler |
Önceki Süreç : İdari ve Destek Süreci |
| Sonraki Süreç : İdari ve Destek Süreci |
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı |
| Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) | Kalite Koordinatörlüğü | Kalite Komisyonu |
