PRS03

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ İç Tetkik Prosedürü	Doküman No	PRS03
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	1/3

ı. AMAÇ

Bu prosedürün amacı Samsun Üniversitesinde kalite ile ilgili faaliyetlerin ve bu faaliyetlerin sonuçlarının Kalite Yönetim Sistemi şartları ve 10002 Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemine ve planlanan düzenlemelere uygunluğunu doğrulamak; Kalite Yönetim Sistemi’nin ve 10002 Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi’nin etkinliğini izlemek ve sürekliliğini sağlamak amacıyla değerlendirme yapabilmek için belirli aralıklarla iç tetkiklerin planlanması, yerine getirilmesi, raporlanması ve takibinin yapılmasında yöntem ve sorumlulukların belirlenmesidir.

2. KAPSAM

 Bu prosedür Samsun Üniversitesi bünyesindeki Kalite Yönetim Sistemi ve 10002 Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm süreçleri kapsar.

3. TANIMLAR

  3.1. Tetkik Kriterleri: Referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler ya da şartlar takımıdır.

3.2. Tetkik Delili: Tetkik kriterleri ile ilgili ve doğrulanabilen kayıtlar, durum beyanları ya da diğer bilgilerdir.

3.3. Tetkik Bulguları: Toplanan tetkik delillerinin, tetkik kriterlerine göre değerlendirme sonucudur.

3.4. Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmesidir.

 3.5. Uygunsuzluk: Bir iş veya hizmette farkına varılan ve onun yerine getirilmesini, performansını olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal ya da yetersizlik. Bir şartın yerine getirilmemesidir.

4. SORUMLULUKLAR

 Bu prosedürün uygulanmasından tüm çalışanlar sorumludur.

4.1. Kalite Koordinatörlüğü: Bu prosedürün hazırlanmasından kontrolü ve gözden geçirilmesinden.

4.2. Denetçi: Belirlenen iç tetkik planlar doğrultusunda iç tetkikleri yapmak, raporlamak, uygunsuzlukların giderilmesi için düzeltici önleyici faaliyet başlatmak.

4.3. Tetkik Edilecek Birim ve Personel: Tetkik için gerekli hazırlıkların zamanında yapılması, tetkik kurallarına uyulmasından ve tespit edilen uygunsuzluklar için gereken düzeltici önleyici faaliyetin uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA

 İç tetkikler, Kalite Yönetim Sistemi Standartları ve tüm süreçler kapsamında gerçekleştirilir.

5.1. İç Tetkikin Planlanması

• Samsun Üniversitesinde İç Kalite Tetkiki “PRS/004 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü “ne uygun olarak yılda bir defa yapılır. “İç Tetkik Planı” Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından, faaliyetlerin durumu, önemi ve bir önceki tetkik sonucu dikkate alınarak oluşturulur.
• Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından hazırlanan “İç Tetkik Planı” Rektöre onaylatılır. Bu planda, tetkik edilecek birimler, tetkikçiler, tetkik tarihleri, tetkikte referans standart maddeleri ve ilgili dokümanlar yer alır.

5.2. İç Tetkikçilerin Seçimi

 Tetkikçiler, Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından, iç tetkik eğitimi almış personel içinden, en az iki kişi olacak şekilde, kendi faaliyetlerini tetkik etmeyecek şekilde seçilir.

• Kalite Koordinatörü, denetimleri gerçekleştirmek için seçilen personelin yeterli olduğunu kontrol etmek ve onaylamakla sorumludur.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ İç Tetkik Prosedürü	Doküman No	PRS03
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	2/3

5.3. İç Tetkikin Duyurulması

• Hazırlanan “İç Tetkik Planı”, tüm birimlere resmi yazı ile gönderilir.
• Herhangi bir plan değişikliği (tetkikçi ve tarih) isteği durumunda “Samsun Üniversitesi İç Tetkik Planı ‘nda” revizyon yapılır ve İç Tetkik Planı, Rektör’ün onayı ile yeniden yayınlanır ve birim sorumlularına aynı şekilde gönderilir.

5.4. İç Tetkik Soru Listesinin Oluşturulması

 Kalite Komisyonu ve / veya Kalite Koordinatörlüğü tarafından Kalite Yönetim Sistemi süreçleri, ISO 9001-2015 ve 10002 Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi ve diğer standart şartları ve ilgili bölüm dokümanları gibi tetkik kriterleri dikkate alınarak “İç Tetkik Soru Listesi” oluşturulur

5.5.İç Tetkik Hazırlıkları

 Tetkikler başlamadan önce tetkikçi ve tetkik edilecek birimler aşağıda belirtilen hazırlıkları yapar.

∙ İç Tetkikçi(ler), denetlenecek birimin organizasyonu, dokümanları ve süreçleri inceler.

∙ İç Tetkikçi(ler), denetlenecek birim ile ilgili dosya oluşturur. İçerisine ilgili dokümanları ve eklerini koyar.

∙ İç Tetkikçi(ler), denetlenecek birim ile ilgili önceki dönemlerde tespit edilen uygunsuzlukları hakkında Kalite Koordinatörlüğü’nden bilgi alır.

∙ İç Tetkikçi(ler), birim yöneticisi ile temasa geçerek denetim tarihleri ve saati konusunda teyitleşirler.

∙ Birim Yöneticisi, tetkik işlemlerinin yapılabilmesi için gerekli organizasyonu yapar ve ilgililerin belirtilen tarihte(lerde) hazır bulunmasını sağlar

5.6. İç Tetkikin Gerçekleştirilmesi

 Tetkikçiler, “İç Tetkik Planı’nda” belirtilen tarihlerden en az bir hafta önce tetkik edilecek birimin sorumlusu ile tetkik tarihleri üzerinde teyit sağlarlar.

Tetkikçiler, tetkikten önce “ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu”nu ve “LS/001 İç Tetkik Soru Listesi”ni Kalite Koordinatörlüğü’nden temin ederler.

Tetkikçiler, ilgili birim sorumluları ile açılış toplantısı yaparak tetkikin nasıl yürütüleceği ve raporlanacağı ile ilgili bilgiyi paylaşırlar.

Tetkikler, ilgili birim sorumlusunun rehberliğinde, işi yapan personel ile yüz yüze görüşülerek, tetkik delillerine bakılarak, süreç ve çalışma ortamı gözlemlenerek yürütülür.

​

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ İç Tetkik Prosedürü	Doküman No	PRS03
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	3/3

” ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu”na ilgili bölümlerin tetkik bulguları yazılır. Eğer tetkik raporu sonucuna yansımış bir uygunsuzluk varsa, bu uygunsuzluk “Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne uygun olarak “ORT/FRM001 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”na kanıtı ile yazılır. Yapılacak olan düzeltici faaliyetin tahmini bitirilme zamanı belirtilir. Zaman geçirmeden düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sağlanır.

” ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu” karşılıklı olarak imzalanır ve bir nüshası ilgili bölüme verildikten sonra kapanış konuşması yapılır.

5.7. İç Tetkikin Raporlanması

 ” ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu” ve düzenlenmiş ise ” ORT/FRM001 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”nun bir nüshası Kalite Koordinatörlüğü’ne verilir. Tüm tetkik sonuçlarını içeren bir rapor Kalite Koordinatörü tarafından Kalite Komisyonuna sunulur.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

 ORT/FRM001 Uygunsuzluk ve İyileştirici Faaliyet Formu

ORT/FRM002 İç Tetkik Rapor Formu

ORT/FRM036 İç Tetkik Toplantı Katılım Formu

LST01 İç Tetkik soru Listesi

PLN03 İç Tetkik Planı

PRS04 Yönetimin Gözden Geçirilmesi Prosedürü