PRS01

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	1/8

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı; Üniversitemiz  Kalite Yönetim Sistemi  (KYS) ve Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi, oluşturmak, uygulamak, etkin ve devamlı çalışmasını desteklemek için gerekli dokümanların, standart bir yöntem ile hazırlanması, kodlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtılması, güncellenmesi ve/veya revize/iptal edilmesi ile bu kapsamda yetki ve sorumluluk ile yöntemleri tanımlamaktır.

2. KAPSAM

Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yer alan tüm dokümanları kapsar. Bu prosedür yapı olarak, oluşturulacak diğer tüm dokümanlara örnek teşkil eder.

3. SORUMLULUKLAR

Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir.

4. TANIMLAR VE KISALTMALAR

• KYS: Kalite Yönetim Sistemi.
• Doküman: Uygulanmakta olan her bir kalite sistemi ve mevzuat gereğince kullanılan ve/veya hizmet verilen kesime çıktı olarak sunulan tüm belgeler.
• Kontrollü Doküman: KYS içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır. Üzerinde kırmızı renkli “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi veya filigran bulunmayan doküman kontrolsüz dokümandır.
• Kontrolsüz Doküman: Güncellenmesine gerek olmayan ve sadece bilgi için verilen çoğaltılarak basılan yazılı dokümandır. Kontrolsüz dokümanların üzerinde kırmızı renkli “KONTROLSÜZ KOPYA” kaşesi veya filigran basılır.
• Kullanım Dışı Doküman: Orijinal kontrollü doküman oldukları halde, revize edilmiş veya kullanımdan kaldırılmış üzerilerine mavi renkli “KULLANIM DIŞI DOKÜMAN” kaşesi veya filigran basılmış doküman.
• İç Kaynaklı Doküman: Üniversitemizin, faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken Üniversitemizce oluşturulan dokümanlar.

• Dış Kaynaklı Doküman: Üniversitemizin faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu, dış kurum/kuruluşlar tarafından hazırlanıp yayınlanan aynen kullanılması gereken ve kullanıcı tarafından değiştirilemeyen (ör: Kanun, Yönetmelik, Genelgeler, Ulusal/Uluslararası Standartlar, Metotlar, Referans Kılavuzlar, El Kitapları ve Basılı Kaynaklar) ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken dokümanlar.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	2/8

• Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyon yapısını, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi – Şartları standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
• Prosedür: Bir faaliyeti veya süreci yerine getirmek için belirlenmiş yoldur. Süreçlerin (proseslerin) amacını ve kapsamını tanımlayan, işlerin (aktivitelerin) ne, neden, nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman gerçekleştirildiğini anlatan dokümandır.
• Talimat: Ana süreçleri destekleyen, bir alt seviyede yazılmış, prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerle ilgili gerekli ve uygun durumlarda hazırlanan, kontrollü, özellikli işlerin nasıl yapılacağının tüm aşamalarını sırasıyla ayrıntılı olarak tanımlayan dokümandır.
• Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını, özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.

• Görev ve Sorumluluk Formu: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 İş Kanunu, Samsun Üniversitesi yönetmelikleri vb. içerisinde tanımlanmış kişilere verilmiş olan unvanları ifade eden dokümanlardır.
• İş Akış Şeması: Bir faaliyetin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik anlatan dokümandır.
• Form: Tekrarlanan işlerde kullanılmak üzere KYS gereklerine uygun ve belirlenen formatta kalite kayıtlarını tutmak üzere, standartlaştırılmış, içeriği doldurulan dokümandır.
• Çizelge: Birbiriyle ilgili verilerin çizgilerle bölümlere ayrılarak, toplu ve düzenli sunumu gösteren dokümandır.
• Kılavuz: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümandır.
• Liste: Hazırlanan dokümanları sınıflayıp sıralayarak düzenlemeye yarayan destek doküman.

5. UYGULAMALAR

• Genel 

Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde oluşturulan tüm dokümanlar gözden geçirilir, güncel tutulur ve muhafaza edilir. Hazırlanan/hazırlanacak ve var olan dokümanlar sistematik olarak kontrol, onay, dağıtma ve revizyon işlemlerine tabi tutulurlar. Hazırlanacak tüm dokümanlar alanında uzman, bilgi ve tecrübe sahibi kişiler tarafından hazırlanıp Üniversitemiz Kalite Sistemine dâhil edilir.

• Dokümanların Sınıflandırılması

KYS’deki mevcut dokümanlar; iç ve dış kaynaklı dokümanlar olmak üzere iki grupta sınıflandırılır:

• İç Kaynaklı Dokümanlar: Üniversitemizin, faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken Üniversitemizce oluşturulan dokümanlardır. (Yönetmelik, yönerge, el kitabı, prosedür, talimat, form, rapor, iş akış şeması, liste, plan ve görev tanımı)
• Dış Kaynaklı Dokümanlar: Üniversitemizin faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu, dış kurum/kuruluşlar tarafından hazırlanıp yayınlanan aynen kullanılması gereken ve kullanıcı tarafından değiştirilemeyen ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken dokümanlardır. (Kanun, yönetmelik, genelgeler, mevzuat, ulusal/uluslararası standartlar, metotlar, referans kılavuzlar, el kitapları ve basılı kaynaklar) 

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	3/8

• Dokümanların Kodlanması

Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde oluşturulacak dokümanların kodlanması ve numaralandırması aşağıdaki tabloda belirtildiği şekli ile yapılır. Kodlamalar XXX/YYY şeklinde yapılır. XXX; yerine dokümanların kısaltmaları yazılır. İki veya en fazla üç karakterden oluşabilir. YYY; yerine dokümanın numarası yazılır, iki veya en fazla üç karakterden oluşabilir. (Örnek; PRS01)

Tablo-1: Doküman Kodlama/Numaralandırma Tablosu

• Yeni Doküman Hazırlanması ve Yürürlüğe Alınmasın 

Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi şartları dikkate alınarak Kalite Koordinatörü tarafından belirlenir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Bu konudaki öneriler Kalite Koordinatörlüğü’ne iletebilirler.

 Yeni dokümanların hazırlanmasında izlenecek yol, “ORT/İAŞ001 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı”nda tanımlanmıştır. Yeni doküman hazırlanması talepleri, doküman revizyon ve dokümanın kullanımdan kaldırılması “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” kullanılarak gerçekleştirilir. Kalite koordinatörlüğü tarafından hazırlanan dokümanlarda “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” şartı aranmaz.

Dokümanın hazırlanması ve onayı ile ilgili sorumluluklar; ilgili mevzuat, üst yönetim görüşü, Üniversitenin kurumsal yapısı ve ilgili standart şartları gözetilerek Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Genel olarak dokümantasyonun ilgili sürecin sorumlusu/sorumluları veya Kalite Koordinatörü’nün görevlendireceği kişi/ekipler tarafından hazırlanması esastır. Hazırlanan tüm dokümanlar, istisnalar hariç hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanın imzaları olmadan yayınlanmaz. Bu kişilerin imzaları tamamlandığında dokümanlar yürürlüğü girmiş sayılır.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	4/8

Hazırlanan tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörü veya görevlendirilen kişi/komisyon tarafından gözden geçirilir ve onay verilir. Dokümanın yayınlanması ve dağıtımı Kalite Koordinatörlüğü tarafından bilgisayar ortamında gerçekleştirilir. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer.

KYS’de kullanılan tüm dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü tarafından “LST02 Ana Doküman Listesi” kullanılarak listelenir ve Kalite Koordinatörlüğü web sayfasında yayınlanır. Üniversitemiz Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan tüm dokümanların güncelliği, kullanan birimler tarafından koordinatörlüğün web sayfasından kontrol edilebilir.

Dokümanların kontrol dışı çoğaltılıp kullanılmasını önlemek amacıyla, Kalite Koordinatörü tarafından yazdırılan dokümanların her sayfasının sağ üst köşesi kırmızı renkte “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi ile kaşelenir veya filigran basılır. Kaşe sadece Kalite Koordinatörü’nde bulunur. Kaşelenmemiş veya filigran basılmamış dokümanlar kontrolsüz doküman sayılır.

Dokümanların Yapısı 

Üniversite bünyesinde oluşturulacak dokümanlarının hazırlanmasında yazı tipi olarak “Cambria” kullanılır. Doküman içeriği oluşturulurken prensip olarak; her alt başlıktan önce bir satır boşluk bırakılmasına, yazı büyüklüğü olarak metin de 11 punto, üst alt bilgi bölümlerinde 8 punto ve ana başlıkta ise 11 punto kullanılmasına, ana başlıkların büyük harf ve kalın, alt başlıkların ise kalın yazılmasına dikkat edilir.

Yeni hazırlanacak dokümanların, şayet yapısı uygun ise “Genel Doküman Form Örnekleri” kullanılır. Yapısı gereği bu formların kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, farklı yapıda form kullanılarak oluşturulan dokümanlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Temel doküman bilgileri:

Üniversitemizin tüm birimlerine ait süreç doküman kodları aşağıda belirtilen bilgilerini içermelidir. Süreç doküman bilgileri:

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	5/8

Prosedür ve Talimatlar hazırlanırken dokümanda yer alacak bilgiler ve açıklamalar aşağıda belirtilmiştir:

Kontrollü veya kontrolsüz doküman dağıtımı yapılırken ilgili kaşe basılmalı veya ilgili filigranı yerleştirilmelidir.

Dokümanların son sayfasında aşağıda belirtildiği gibi “Revizyon Bilgileri” tablosu yer alır. Tablo dokümanın son sayfasında yeni bir sayfa olarak konumlandırılır. İlgili dokümanda yapılan revizyon bilgileri bu tabloya işlenir. Dokümanlar ilk oluşturulduğunda ilk satırı revizyon numarası “0 (sıfır)”, Revizyon Tarihine “ – ” (tire) işareti ve Revizyon Açıklamasına “İlk yayın” yazılır. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi; 

Şekil 1: Revizyon Bilgileri

İş Akış Şemalarında sıklıkla kullanılan süreç adım türleri ve sembolleri aşağıda belirtilmiştir. Gerekli olması durumunda farklı sembollerde kullanılabilir.

Tablo 3: İş Akış Sembolleri

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	6/8

• Kontrol

KYS dokümanlarının hazırlanması, kontrolü ve onaylanması işlemleri aşağıda tabloda belirtildiği şekilde, sorumlu kişi/kişiler tarafından yapılır. Tabloda belirtilen dokümanlar hazırlayan, kontrol ve onay imzalarının atılması ile belirtilen yayın tarihinde yürürlüğe girer.

Tablo 4: Doküman Sorumlulukları Tablosu

• Gözden Geçirme

Tüm personel, kullandığı dokümanları yaptığı işe uygunluk açısından sürekli olarak gözden geçirir. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler ve gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıklar durumunda revizyon süreci başlatılır.

Birim Kalite Komisyonu, her yıl Aralık ayında, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği hususunu değerlendirirler. Revizyon gerektiren dokümanlar için revizyon süreci Kalite Koordinatörlüğü tarafından başlatılır.

Üniversite KYS’sini etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda (örneğin, standardın revize edilmesi, kurum yapısı ile ilgili büyük değişiklikler vb.) Kalite Koordinatörü ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesini ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılmasını sağlar.

• Revizyon

Dokümanların revizyonunda izlenecek yol “ORT/İAŞ002 Doküman Revizyonu İş Akış Şeması”nda tanımlanmıştır. Yapılan revizyon işlemlerinden sonra dokümanın “Revizyon Tarihi” ile “Revizyon No”su güncellenir. Revizyon konusunda karar verme yetkisi Kalite Koordinatörlüğü’ndedir.

Dokümanlarda yapılan tüm revizyonlar, dokümanın son sayfasında yer alan “Revizyon Bilgileri” tablosuna işlenmelidir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	7/8

• Dokümanların İptali İmhası ve Arşivlenmesi

Kalite Yönetim Sistemi içerisinde ihtiyaç duyulmayan ve gereksiz olan dokümanların yürürlükten kaldırılmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Dokümanların iptali için, ilgili birim kalite temsilcisi Doküman Talep Formu ile iptal talebinde bulunur. Talep Kalite Koordinatörlüğü iletilir. İptal konusunda nihai karar verme yetkisi Kalite Koordinatörü’ndedir. Dokümanların iptalinde izlenecek yol “ORT/İAŞ03 Doküman İptal İş Akış Şeması”nda tanımlanmıştır.

Revize veya iptal edilmiş dokümanların elektronik ortamdaki kopyaları web sayfasından kaldırılır. Yayından kaldırılan elektronik ortamdaki doküman silinmez. Kalite Koordinatörlüğü tarafından yine bilgisayar ortamında oluşturulan “ARŞİV/İPTAL” klasörüne kaydedilir. Basılı dokumanlar ise yok edilir. Prosedür, Talimat ve kalite sistemine ait diğer dokümanların revizyon ve iptal olan orijinal kopyaları Kalite Koordinatörlüğünde 1 (bir) yıl süre ile muhafaza edilir. İptal edilen dokümanın kod numaraları tekrar başka bir dokümana verilmez.

• Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü

Dış kaynaklı dokümanlar (yönerge, yönetmelik, usul ve esaslar, formlar vb.) üniversitemiz dışındaki kurum ve kuruluşlarca oluşturulmuş dokümanlardır. Bu dokümanların revize edilmesi, güncelliği ve yayımlanması ilgili kurum ve kuruluşlarca yapılmaktadır.

• Kalite yönetim sistemi için gerekli dış kaynaklı mevzuatlar Samsun Üniversitesi Mevzuatları web sitesinde yayınlanmaktadır.

• Tüm birim amirleri “LST02 Ana Doküman Listesi”nde ve “LST04 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi’nde yayımlanan, kendi sorumluluğunda bulunan iç ve dış kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmekle yükümlüdürler. İlgili dokümanlarda değişiklik olması durumunda ilgili birim amir Kalite Koordinatörlüğü’ne “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” ile bu durumu bildirir. Dış Kaynaklı dokümanların revizyonunda form kullanılmaz, revizyon kurum içi yazışma yöntemi ile Kalite Koordinatörlüğü’ne bildirilir.

• Dokümanların Etkin Kullanımı 

KYS için gerekli olan tüm dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü web sayfası üzerinden yayınlanır. Kalite Koordinatörlüğü web sitesine, http://kalite.samsun.edu.tr  adresinden ulaşılabilir. Kalite Koordinatörlüğü web sitesinin içeriği, Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir, sitenin tasarımı, kodlanması ve yayınlanması güvenliğinin sağlanması Bilgi İşlem Daire Başkanlığı sorumluluğundadır.

Dokümanların en güncel hali web sitesinde mevcut olan dokümanlardır. Daima güncel dokümanların kullanımının güvence altına alınabilmesi için dokümanların web sitesi üzerinden kullanımı esastır.

Kalite Koordinatörlüğü nezdinde, tüm birimler kullanılan dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak yönetiminin sağlanmasından sorumludur. Bu amaçla, birimlerde kullanılan fakat bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanlar Birim Amirleri tarafından tespit edilerek Kalite Koordinatörlüğüne bildirilir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Doküman Hazırlama ve Kontrolü Prosedürü	Doküman No	PRS01
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	01
		Revizyon Tarihi	29.06.2023
		Sayfa No	8/8

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• İç Kaynaklı Dokümanlar 

• ORT/İAŞ001 Yeni Doküman Hazırlama İş Akış Şeması
• ORT/İAŞ002    Doküman Revizyonu İş Akış Şeması
• ORT/İAŞ003    Doküman İptal İş Akış Şeması
• ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu
• LST02    Ana Doküman Listesi
• LST04    Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi
• PRS02    Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Samsun Üniversitesi Mevzuatları
• Dış Kaynaklı Dokümanlar 
• Samsun Üniversitesi Mevzuatları

7. REVİZYON BİLGİLERİ