 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ GENEL SEKRETERLİK HİZMET ENVANTERİ TABLOSU |
Doküman No | OGR0014/HET |
| Yayın Tarihi | 30.11.2021 | ||
| Revizyon No | 00 | ||
| Revizyon Tarihi | |||
| Sayfa No | 1/28 |
| SIRA NO | KURUM KODU | ŞUBE KODU | STANDART DOSYA PLANI KODU | İŞ AKIŞ SÜRECİ KODU | HİZMETİN ADI | HİZMETİN TANIMI | HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI | HİZMETTEN YARARLANANLAR | HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE | HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI | ||||||||
| HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/ BİRİMLERİN ADI |
BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER | İLK BAŞVURU MAKAMI | PARAF LİSTESİ | KURUMUN VARSA YAPILMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALARI | KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR |
MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ |
HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ | YILLIK İŞLEM SAYISI | ||||||||||
| 1 | 78746782 | 64886526 | 710.03 | S4.2.1 İAŞ01 |
E-İmza Alt Süreci | İdari görevi bulunan akademik ve idari tüm personelin EBYS’de bulunan belgeleri imzalayabilmesi için e-imza temin edilmesi | 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik | Akademik ve İdari Personel | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | EBYS üzerinden imza yetkisi bulunan personel için talep yazısı oluşturulması | Bağlı Olduğu Birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | Talep yazısı | TÜBİTAK’a gönderilen e-posta ve form | 15 iş günü | 100 | Elektronik ve fiziki | |
| 2 | 78746782 | 64886526 | 060.05 | S4.2.2 İAŞ01 |
Form Tasarım İşlemleri Alt Süreci | Birimlere kullanıldığında kolaylık sağlayacak olan formların hazırlanarak EBYS’de aktif hale getirilmesi | Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar, Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi | Akademik ve İdari Birimler | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | EBYS üzerinden imza yetkisi bulunan personel için talep yazısı oluşturulması | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | Talep yazısı ve önerilen form tasarımı | İlgili Firma ile yazışmalar | 15 iş günü | 5 | Elektronik ortam | |
| 3 | 78746782 | 64886526 | 705.01 | S4.2.3 İAŞ01 İAŞ02 |
EBYS Kullanıcı Kayıt ve Güncelleme Alt Süreci | Akademik ve İdari Personelin EBYS Kullanım Süreçlerinin Düzenlenmesi | Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar, Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi | Akademik ve İdari Personel | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | EBYS Kullanıcı Talep Formu, Talep Yazısı | Bağlı Olduğu Birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | EBYS Kullanıcı Talep Formu, Talep Yazısı | EBYS Kullanıcı Talep Formu, Talep Yazısı | 1 iş günü | 200 | Elektronik Ortam | |
| 4 | 78746782 | 64886526 | 100 | S4.2.4 İAŞ01 İAŞ02 İAŞ03 |
Evrak Kayıt ve Kayıtlı Elektronik Posta İşlemleri Alt Süreci | Kurum İçi ve Dışı Gelen-Giden KEP Dahil Tüm Evrakların Kayıt ve Takibi | Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar, Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi. | Tüm Kamu Kurum ve kuruluşları, özel ve tüzel kişiler | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | Evrak ve dilekçeler | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | Tüm yazışmalar | Tüm yazışmalar | 1 iş günü | 20.000 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 5 | 78746782 | 64886526 | 50 | S4.2.5 İAŞ01 |
Kurul ve Komisyon İşlemleri Alt Süreci | Senato, Üniversite Yönetim Kurulu, Mevzuat Komisyonu, Hobi Bahçesi Tahsis Komisyonu, Sürekli İşçi Disiplin Kurulu İşlemleri | 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu, Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği, Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Samsun Üniversitesi Hobi Bahçeleri Yönergesi,Toplu İş Sözleşmesi, 4857 sayılı İş Kanunu, Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu, | Akademik ve idari birimler ile personelleri | Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları, özel ve tüzel kişiler | Gündem Maddeleri, Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar, Davet Yazıları, Resmi Yazılar, İtiraz Dilekçeleri, Savunma Dilekçeleri, Soruşturma Tutanakları | Genel Sekreterlik Makamı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerin Yazışmaları | İlgili Kurumlar ile ile yazışmalar | 1-45 Gün | 300 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 6 | 78746782 | 64886526 | 108.04 | S4.2.6 İAŞ01 |
Akademik Teşvik İşlemleri Alt Süreci | Üniversitemiz Akademik Teşvik Ödeneği Oranlarının Belirlenmesi | Akademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliği | Akademik ve İdari Birimler | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | Evrak ve dilekçeler | Bağlı Olduğu Birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerin Yazışmaları | 45 gün | 250 | Elektronik ortam, fiziki | ||
| 7 | 78746782 | 64886526 | 622.03 | S4.2.7 İAŞ01 İAŞ02 |
Bilgi Edinme Alt Süreci | CİMER ve Bilgi Edinme Kanunu Kapsamında Yapılan Başvuruların Cevaplandırılması | Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanuni | Tüm Kamu Kurum ve kuruluşları, özel ve tüzel kişiler | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | Bilgi Edinme Talepleri, CİMER başvuruları | Cimer Sistemi, Dilekçeler, Mail sayfası | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerin Yazışmaları | İlgili Kurumlar ile ile yazışmalar | 30 gün | 300 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 8 | 78746782 | 78746782 | 918 | S4.2.8 İAŞ01 |
İş Sağlığı ve Güvenliği İşlemleri Alt Süreci | Yasal mevzuata ve uluslararası standarda uygun bir İş Sağlığı ve Güvenliği Sistemi kurularak risk analizlerinin yapılması ve idarenin tüm birimlerinde gerekli güvenlik önlemlerinin alınması. | 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu | Akademik ve idari birimler | Genel Sekreterlik | Evrak ve dilekçeler | Bağlı Olduğu Birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerin Yazışmaları | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 365 gün | 50 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 9 | 78746782 | 78746782 | 952.01 | S4.2.9 İAŞ01 |
Sıfır Atık Alt Süreci | Atık yönetimi süreçlerinde çevre ve insan sağlığının ve tüm kaynakların korunmasını hedefleyen sıfır atık yönetim sisteminin kurulması, yaygınlaştırılması, geliştirilmesi, izlenmesi ve kayıt altına alınarak belgelendirilmesi | Sıfır Atık Yönetmeliği | Tüm personel ve öğrenciler | Genel Sekreterlik | Evrak ve dilekçeler | İlgili birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1-5 iş günü | 100 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 10 | 78746782 | 10292324 | 952.03 | S4.2.10 İAŞ01 |
Özel Güvenlik İzni, Kadro Tahsisi ve Bildirimler Alt Süreci | 5188 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun Hükümleri Gereği Kamu Güvenliğini Tamamlayıcı Mahiyetteki Özel Güvenlik Hizmetlerinin Yerine Getirilmesi | 5188 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun | Öğrenciler, Akademik ve İdari Personel, Toplum, Özel ve Kamu Kurum ve Kuruluşlar | Valilik, İl Emniyet Müdürlüğü, İl Özel Güvenlik Komisyonu. Samsun Üniversitesi Rektörlüğü, Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Şube Müdürlüğü | Evrak, dilekçe ve tutanaklar | Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Şube Müdürlüğü | Güvenlik görevlisi, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1-30 gün | 60 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 11 | 78746782 | 10292324 | 952.03 | S4.2.11 İAŞ01 |
Özel Güvenlik Tutanağı Tutulması Alt Süreci | 5188 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun Hükümleri Gereği Kamu Güvenliğini Tamamlayıcı Mahiyetteki Özel Güvenlik Hizmetlerinin Yerine Getirilmesi | 5188 Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun | Öğrenciler, Akademik ve İdari Personel, Toplum, Özel ve Kamu Kurum ve Kuruluşlar | Valilik, İl Emniyet Müdürlüğü, İl Özel Güvenlik Komisyonu. Samsun Üniversitesi Rektörlüğü, Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Şube Müdürlüğü | Evrak, dilekçe ve tutanaklar | Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Şube Müdürlüğü | Güvenlik görevlisi, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1 iş günü | 150 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 12 | 78746782 | 10292324 | 621 | S4.2.12 İAŞ01 İAŞ02 İAŞ03 İAŞ04 |
Kurumsal İletişim Alt Süreci | Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi, Kurumsal Kimliğin Güçlendirilmesi ve Geliştirilmesi İçin Gerekli Stratejilerin Belirlenerek Uygulanması | Basın Kartı Yönetmeliği | Akademik ve idari tüm birimler, Fuar Firmaları, Kurum Personeli, Dış Kurumlar | Kurumsal İletişim Şube Müdürlüğü | Kurumsal Kimlik Kitapçığı, Görsel Tasarım Malzemeleri, Gerçekleştirilen Etkinlikler ve Kurum Dışı Gelen Faaliyet Talepleri, Haber İçerikleri, Fotoğraflar, Medya Mensupları ile Yapılan Görüşmeler, Dış Kurumlardan Gelen Bildirimler, Personellerle İlgili Olarak Vefat, Doğum, Başarı vb. Gelişmeler, Resmî Duyurular, Kurumsal Etkinlikler, Ziyaretler | Kurumsal İletişim Şube Müdürlüğü | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1-5 iş günü | 500 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 13 | 78746782 | 78746782 | 870 | S4.2.13 İAŞ01 |
Özel Kalem Alt Süreci | Sağlanan Doğru İş Akışı ile Yöneticinin Kısıtlı Zamanını Verimli Şekilde Değerlendirmesi İçin Gerekli Desteği Sağlamak | Yönetici, Ziyaretçi ve Misafirler, Kurum Personeli | Genel Sekreterlik | Toplantı Talepleri, Randevu Talepleri, Resmî Törenlerdeki Protokol Davetleri, Tebrik Kartları | Özel Kalem | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1 iş günü | 1000 | Elektronik ortam, fiziki | ||
| 14 | 78746782 | 84304942 | 808 | S4.2.14 İAŞ01 |
Temizlik Hizmetleri Alt Süreci | Üniversite bünyesindeki tüm birimlerin temizlik ile ilgili faaliyetlerinin uygun hijyen koşullarını sağlayacak şekilde yürütülmesinin sağlanması | Sıfır Atık Yönetmeliği, Hijyen Eğitimi Yönetmeliği | Akademik ve İdari Personel ve Öğrenciler | Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü | Akademik ve İdari Birimlerin Talep yazıları | Bağlı Olduğu Birim | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birim ve kişilerle Yazışmalar | İlgili Kurum ve kişiler ile yazışmalar | 1 iş günü | 1000 | Elektronik ortam, fiziki | |
| 15 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.25 İAŞ01 |
Eğitim Komisyonu İşlemleri Alt Detay Süreci | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından gönderilen konulara ilişkin önerilerin Senatoya sunulmasını sağlamak üzere sekreterya hizmetini yürütmek | Samsun Üniversitesi Eğitim Komisyonu Yönergesi | Akademik Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Genel Sekreterlik |
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 16 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.27 İAŞ01 |
Harç Ücret Belirleme ve Ödeme işlemleri | Öğrenci katkı payı ve öğrenim gideri ödemelerinin öğrenciye tanımlanması ve ödeme işleminin gerçekleştirilmesinin sağlanması | Resmî Gazete, Kazanan Öğrenci Listesi, Katkı Payı Miktarları, Akademik Takvim, 2547 Sayılı Kanun | Öğrenciler, İlgili Banka Şubesi, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 17 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.1 İAŞ01 |
Öğrenci Kontenjanları Belirleme İşlemleri | Üniversitemiz bölüm ve programlarına ÖSYM tarafından yerleştirilecek öğrenci kontenjanlarının belirlenmesinin sağlanması | 2547 Sayılı YÖK Kanunu, ÖSYM Öğrenci Kontenjanları Kılavuzu, ÖSYM takvimi | Öğrenciler, Akademik Birimler | Akademik Birimler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 18 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.2 İAŞ01 |
Akademik Takvim Hazırlama İşlemleri | İlgili akademik yıl için öğrencilerin kayıt ve sınav takvimi ile önemli başvuru tarihlerinin belirtildiği akademik takvimin hazırlanması ve duyurulması | Samsun Üniversitesi Ön lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, ÖSYM takvimi |
Öğrenciler, Akademik Birimler İdari Birimler | Akademik ve İdari Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 5 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 19 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.7 İAŞ01 |
Özel Öğrenci (Gelen) Kabul İşlemleri | Başka bir yükseköğretim kurumunun öğrencisi iken, farklı bir yükseköğretim ortamı, kültürü, kazanımı edinmek isteyen veya özel durumu nedeni ile kayıtları kendi üniversitelerinde kalmak şartı ile üniversitemizden eğitim almalarının sağlanması | Samsun Üniversitesi Özel Öğrenci Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği | Öğrenciler, Akademik Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Akademik ve İdari Birimlerin Talep yazıları | Akademik Birimler | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 20 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.8 İAŞ01 |
Özel Öğrenci (Giden) İşlemleri | Üniversitemiz öğrencilerinden, farklı bir yükseköğretim ortamı, kültürü, kazanımı edinmek isteyen veya özel durumu nedeni ile kayıtları SAMÜ’de kalmak şartı ile başka bir Yükseköğretim Kurumdan eğitim almalarının sağlanması | Samsun Üniversitesi Özel Öğrenci Yönergesi, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği | Öğrenciler, Akademik Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Akademik ve İdari Birimlerin Talep yazıları | Akademik Birimler | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 21 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.11 İAŞ01 |
Yeni Birim (Öğrenci Kabul Edecek) Açma İşlemleri | İç ve dış paydaşlar veya Rektörlük Makamı tarafından açılması önerilen yeni akademik birimlerin açılabilmesi için gerekli süreçlerin işletilmesi, YÖKSİS sistemine işlenmesi ve takibinin yapılması | 2547 Sayılı YÖK Kanunu, 2809 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Yeni Bölüm/Program Açma Talep Dosyası, Senato Kararı | Akademik Birimler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 22 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.12 İAŞ01 |
Yeni Bölüm/Anabilim Dalı Açma İşlemleri | İç ve dış paydaşlar veya Rektörlük Makamı tarafından açılması önerilen yeni akademik birimlerin açılabilmesi için gerekli süreçlerin işletilmesi, YÖKSİS sistemine işlenmesi ve takibinin yapılmas | 2547 Sayılı YÖK Kanunu, 2809 Sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Samsun Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Yeni Bölüm/Program Açma Talep Dosyası, Senato Kararı | Öğrenciler, Akademik Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| 23 | 78746782 | 64886526 | 50 | S1.2.13 İAŞ01 |
Müfredat Güncelleme İşlemleri | Yeni gelişmeler doğrultusunda yükseköğretim alanında ortaya çıkan gelişmeler ve sanayi toplumunun değişen ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması amacı ile mevcut bölüm ve programların ders plan ve programlarının güncellenmesi, faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli alt yapının sağlanması | Samsun Üniversitesi Müfredat Güncelleme Yönergesi | Öğrenciler, Akademik Birimler | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının teklif yazısı | Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | İlgili Memur, Şef, Şube Müdürü | İlgili Birimlerle Yapılan Yazışmalar | Yok | 3 iş günü | x | Elektronik ortam, fiziki | |
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı |
| Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) | Doç. Dr. Salih KESGİN (Genel Sekreter) | Kalite Koordinatörlüğü |
