 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | GRT049 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 00 | ||
| Revizyon Tarihi | |||
| Sayfa No | 1 |
| Birimi | GENEL SEKRETERLİK | ||||
| Alt Birimi | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | ||||
| Bağlı Unvan |
Şube Müdürü | ||||
| Görev Adı | Evrak Kayıt Ofisi Personeli | ||||
| Sorumluluk Alanı | Kurum İçi ve Dışı Gelen/Giden KEP Dahil Tüm Evrakların Kayıt ve Takibi | ||||
| Görev Türü | Hassas Görev | Hassas Görev Kodu | |||
| Görev ve Sorumlulukları | •Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden üniversite adına gelen evrakların teslim alınması ve kontrolünün yapılması, • Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden gelen tüm evrakların EBYS’ den kayıt işlemlerinin yapılması, • EBYS üzerinden kayıt yapılan tüm evrakların ilgili birimlere ve Genel Sekreterlik makamına havalesinin yapılması, • EBYS’den havalesi yapılmış olan ıslak imzalı evrakların zimmet işlemlerinin yapılması, • Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gidecek evrakların gönderilmesinin sağlanması, • Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gönderilecek takipli postaların izlenebilirlik işlemlerinin yapılması, • Kurum dışından gelen PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Evraklarının EBYS’ye dâhil edilmesi, • Kurum İçi PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden giden evrakların gönderilmesinin sağlanması, • İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek, • Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek üzere analiz etmek, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlamak, • Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek, • Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak, • Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak, • Evrak Kayıt Ofisi Personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur. |
||||
| Yetkiler |
|
||||
| Bilgi |
|
||||
| Beceri ve Yetenek |
|
||||
| İletişimdeki Birimler |
Rektörlük, Akademik-İdari Birimler ve personelleri, Dış paydaşlar, | ||||
| Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. | |||||
| Adı Soyadı | Tarih | İmza | |||
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı | |||
| Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) | Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter) | Kalite Koordinatörlüğü | |||
