 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | GRT048 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 00 | ||
| Revizyon Tarihi | |||
| Sayfa No | 1 |
| Birimi | GENEL SEKRETERLİK | ||||
| Alt Birimi | Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü | ||||
| Bağlı Unvan |
Şube Müdürü | ||||
| Görev Adı | EBYS Ofisi Personeli | ||||
| Sorumluluk Alanı | Üniversite tarafından kullanılmakta olan EBYS’de ihtiyaç duyulan nitelikli elektronik sertifika temin işlemleri, form tasarım işlemleri, kullanıcı kayıt ve güncelleme işlemleri, kayıtlı e-posta işlemleri | ||||
| Görev Türü | Hassas Görev | Hassas Görev Kodu | |||
| Görev ve Sorumlulukları | • EBYS üzerinde imza yetkisi bulunan personel için talep edilen nitelikli elektronik sertifikanın temini hususunda Kamu Sertifikasyon Merkezi’yle iletişime geçilerek sürecin başlatılması, • Başvuru sahibi tarafından teslim edilen başvuru formunun EBYS’de oluşturulan üst yazıyla Kamu SM’ye gönderilmesi, • EBYS’de kullanılması talep edilen form taslağının talep eden birim tarafından Genel Sekreterliğe ulaştırılmasına müteakip formun istenilen şekilde tasarlanması amacıyla ilgili firmaya iletilmesi ve firma tarafından hazırlanan formun uygun formatta sisteme aktarılması, değişiklik sonrası sistem üzerinden duyurunun yapılması, • EBYS üzerinden gönderilen EBYS Kullanıcı Bilgi Formu’na istinaden personel kayıt ve güncelleme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, • EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevk, evrak arama, ara yüzle ilgili değişiklikler vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da yüz yüze destek verilmesi, • EBYS’nin işleyişiyle ilgili gelen öneriler, talepler, şikayetlerin incelenmesi, gerekli görülen değişikliklerin hizmet alınan firmaya iletilmesi ve gerekli kontrollerin yapılması, incelemelerin sistem yöneticileri tarafından yapıldıktan sonra sisteme aktarılması, • Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlarda birim ağacının güncellenip EBYS’ye yansıtılması, • PTT KEP Sistemi’nden gelen yazıların eklenmesi ve sevk işleminin gerçekleştirilmesi, • EBYS üzerinden yazılmış ve gönderim türü KEP seçilen yazıların kurum KEP sorumlusuna iletilmesi ve yazının ilgili yere KEP olarak gönderilmesi, • İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütülmesi, • Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verilerin toplanması, tasnif etmek üzere analiz edilmesi, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlanması, • Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütülmesi, • Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapılması, • Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevlerin yapılması • EBYS Ofisi Personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur. |
||||
| Yetkiler |
|
||||
| Bilgi |
|
||||
| Beceri ve Yetenek |
|
||||
| İletişimdeki Birimler |
Rektörlük, BİDB, Akademik ve İdari Birimler | ||||
| Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. | |||||
| Adı Soyadı | Tarih | İmza | |||
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı | |||
| Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) | Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter) | Kalite Koordinatörlüğü | |||
