S4.13.21

Anasayfa » S4.13.21

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ

SÜREÇ KARTI

 Doküman No  S4.13.21
Yayın Tarihi  18.05.2021
Revizyon No  00
Revizyon Tarihi
Sayfa No 1

 

Ana Süreç İDARİ VE DESTEK
Süreç Adı Kütüphane ve Dokümantasyon İşleri Süreci
Alt Süreç Araştırma-Planlama-Koordinasyon İşlemleri Alt Süreci
Süreç Sorumlusu Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı
Sürecin Uygulayıcıları İdari Hizmetler Şube Müdürlüğü
Sürecin Kapsamı ve Amacı Araştırma-Planlama ve Koordinasyon çalışmaları; sürekli iyileştirme ve kaliteye yönelik çabalar, bütçeleme, kaynak planlaması, program değerlemesi performans gözlemleme ve raporlama faaliyetlerinin düzenli bir şekilde sürdürülmesini amaçlamaktadır.
Sürecin Girdileri: Yazışmalar
Sürecin Kaynakları EBYS, Yazışma Dosyaları
Sürecin Faaliyetleri: 1. Sekreterlik Hizmetleri;
– Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına gelen telefonlara cevap vererek gerekli yerlere aktarmak, Daire içerisinden dış hatları aramak ve ilgili kişilere aktarmak.
– Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı gelen faxları almak, gerekli birimlere ulaştırmak ve fax çekmek.
– Daire Başkanlığına gelen misafir vb. randevuları ayarlamak.
– Görevlendirme ve toplantılara ilgili kişilere haber vermek ve toplantıları organize etmek.
2.Gelen Evrak;
– Posta veya zimmet defteri ile İdaremize dış kurum ve kişilerden gönderilen evrak ve kayıt alması gereken dilekçe vb. yazı ve belgeler, Gelen Evrak Kayıt Memuru tarafından teslim almak.
– Posta ile gelmiş ise gizli ve kişiye özel damgası bulunmayanlar dışındaki tüm evrak açılıp tasnif edilerek, arka kısmına İdaremiz Gelen Evrak kayıt kaşesi ile tarih kaşesi basılarak kayda alarak imza kartonuna yerleştirmek.
– Gizli evrakları Daire Başkanına iletmek.  Kişiye özel olan evraklar ise ilgili kişiye göndermek.
3.Giden Evrak;
– Havale edilen birim ile koordineli olarak gelen yazıya kayıt numarası verilerek cevap yazmak
– Yazılan yazı imza kartonuna konularak yazan kişi tarafından paraflanır
– Gerekli paraflar atıldıktan sonra Daire Başkanına sunmak
– Evrak kurum içine gönderilecekse zimmet defteriyle ilgili birime imza karşılığı teslim etmek.
 -Yazı kurum dışına gidecekse Daire Başkanının parafından sonra Genel Sekreter yardımcıları ve Genel Sekreter parafına sunmak.
– Genel Sekreter paraflar. Rektör veya Rektör Yardımcısına sunmak.
– Rektör veya Rektör Yardımcısı imzalatmak.
– İmzadan çıkan evrak için Genel Sekreterlik Yazı İşleri Servisinden giden evrak kayıt numarası almak
– Evrak zarfa koyularak kargo veya kurum içi posta servisine zimmet karşılığı teslim etmek 
– Arşiv her yılsonunda beş yıllık süreyi tamamlayan evraklar için arşivleme talimatına göre yapmak.
– Evrak kayıt kontrol işlemleri her ayın sonunda aylık olarak istatistiki verilerin elde edilmesi için çıkarmak.
Sürecin Çıktıları/ Kayıt Ortamı EBYS, Yazışma Dosyaları
Sürecin İzleme Kriterleri Düzenli Yazı İşleri
Sürecin Müşterisi Üniversitenin Diğer Birimleri, Kurum ve Kuruluşlar
Sürecin Tedarikçisi: Kütüphane Personeli
Etkileşimli Süreçler
 Önceki Süreç   : İdari ve Destek Süreci
Sonraki Süreç : İdari ve Destek Süreci

 

Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı
Ali KAVAK (Öğretim Görevlisi) Ömer Naci Yılmaz (Daire Başkanı) Kalite Koordinatörlüğü
Öğrenci Destek Hattı