GRT093

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ

GÖREV TANIM FORMU

• Gelen tüm evrakların kayıt edilmesi, yazılması ve dağıtımının yapılması işlemlerinin kontrol ve takibini yapmak,
• Yazışma işlemlerini zamanında, ilgili mevzuata ve amirlerinin talimatlarına uygun olarak yapmak,
• Çalışan personelin özlük haklarıyla ilgili işlemleri takip etmek,
• Personelin sağlık, yıllık izinleri takip etmek ve personel özlük sistemine işlemek,
• Personelin kişisel dosyalarını tutmak ve bilgilerini güncellemek,
• Personel ile ilgili özlük işlemlerinin yapılmak ve takip edilmek,
• Uzman personellerin görev sürelerini takip etmek ve yazılarını yazmak,
• Birimin faaliyet raporlarını, stratejik plan ve performans göstergelerini hazırlamak ve gerekli birimlere gönderilmesini sağlamak,
• Mal beyanlarının 3628 sayılı Mal Bildirimi Kanuna göre alınması, gizlenmesi ile diğer beyan ve bildirilerin ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
• Gelen-giden yazışmalara ait evrakların işlemlerini takip etmek,
• Yazı işleri bürosunda yürütülen hizmetler ile bilgi sahibi olduğu iş ve işlemlerden gizliliği olanları korumak için gerekli önlemleri almak,
• Taşınır mal yönetmeliği gereğince yürütülecek tüm taşınır kayıt ve işlemleri süreçlerini yürütmek,
• Satın alma işlemlerine ilişki süreçleri takip etmek ve yerine getirmek,
• Daire Başkanlığının sekretarya işlemlerini yürütmek,
• Kütüphane binasının teknik işlerinin yürütülmesinin, binaya ait demirbaşlar ile bilgisayar vb. donanımlarında oluşan arızayı ilgili birimlere haberdar etmek gerektiğinde arızaya müdahale etmek ve ilgili birimlerle koordineli çalışmak,
• Kütüphane binasının ve kütüphanedeki demirbaşların temizliklerinin yapılmasını sağlatmak,
• Kütüphane binasına ait demirbaşları (asansör, yangın alarm, kapı alarm vb.) çalışırlık durumunu kontrol etmek,
• Kullanıcıların ve personelin kullanımında olan teknik donanımların (bilgisayar, telefon vb.) çalışırlık durumunu kontrol etmek,
• Kütüphane binasına ait demirbaşlarda ve kullanımda olan teknik donanımlarda arıza vb. durum varsa anında müdahele gerekiren durumlarda müdahale etmek ve ilgili birimlere (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) haber vermek,
• Kütüphane binasının temizlik hizmetlerini koordine ve kontrol etmek,
• Birimlerden arşivlik malzeme ile arşiv malzemesini teslim almak.
• Birimlerden teslim alınan malzemeyi uygun koşullarda muhafaza etmek, kayba uğramalarını önlemek,
• Birimlerden teslim alınan malzemeyi asli düzenleri içerisinde aidiyetlerini bozmadan yerleştirmek,
• Depo yerleşim planını hazırlamak,
• Ayıklama ve imha komisyonlarını oluşturmak,
• Malzemenin niteliğini belirterek tespit ve değerlendirmesini yapmak,
• Birimlerce tespit edilen imhalık malzeme ile kurum arşivinde yapılan ayıklama sonucunda imha komisyonunca belirlenen imhalık malzemenin imhasını sağlamak,
• Arşivlik malzemenin tamir ve restorasyonunu yapmak veya yaptırmak,
• Kurum arşivlerinden yararlanma taleplerini karşılamak, kolaylaştırıcı tedbirleri almak,
• Standart dosya planına uygun olarak arşivleme işlemi yapılmasını izlemek,
• Birim arşivleri ile koordinasyon sağlayarak arşiv işlemlerini yürütmek ve yönetmek,
• Yayınevi hizmetlerine ilişkin işlemleri takip etmek,
• Üniversitemiz tarafından yayımlanacak kitaplar, süreli yayınlar ve basılı müzik eserleri için T.C Kültür ve Turizm Bakanlığı Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü’nden ISBN-ISSN-ISMN başvurusunu ve tahsisini yapmak,
• Başvuru sonrası alınan ISBN-ISSN-ISMN bilgilerini talep eden kişilere / birimlere basılı ve elektronik ortamda iletmek,
• Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
• Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında Başkanlığa bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek,
• Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek,
• İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak,
• Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine bilgi girişlerini doğru ve zamanında yerine getirmekten sorumludur.
• Görevi ile ilgili Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde belirlenen tüm süreçleri, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
• Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak.

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak,
• Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında imza ve paraf yetkisi,

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği bilgisi,
• Samsun Üniversitesi Yönetmelikleri, Yönergeleri, Usul ve Esasları bilgisi,
• Elektronik İmza Kanunu’ nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik bilgisi,
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu bilgisi,
• 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu bilgisi,
• Taşınır Mal Yönetmeliği bilgisi,
• 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu bilgisi,
• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bilgisi.

• Dürüstlük, güvenilirlik, profesyonellik ve uzmanlık,
• Problem çözme ve sonuç odaklı olma,
• Bütünsel bakış, İletişim becerisi,
• Mevzuat ve sistemli çalışma bilgisi,
• Değişim, zaman, performans ve gelişim yönetimi,