GRT050

Anasayfa » GRT050

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ

GÖREV TANIM FORMU

Doküman No GRT050
Yayın Tarihi  18.05.2021
Revizyon No  00
Revizyon Tarihi
Sayfa No 1

 

Birimi GENEL SEKRETERLİK
Alt Birimi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü
Bağlı Unvan
Şube Müdürü
Görev Adı İç ve Dış Yazışmalar Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı Rektörlük/Genel Sekreterlik Adına Kurum İçi ve Dışı Tüm Yazışma İşlemleri
Görev Türü Hassas Görev Hassas Görev Kodu   
Görev ve Sorumlulukları •Üniversite/Genel Sekreterlik adına tüm yazışmaları yürütmek,
• Birim Faaliyet Raporu’nun hazırlanmasını sağlamak,
• Etik Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak,
• Mevzuat Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak,
• Akademik Teşvik Ödeneği Akademik Teşvik Düzenleme Denetleme ve İtiraz Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak,
• Hobi Bahçesi Tahsis Komisyonu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaları yapmak ve alınan kararların üyelere imzalatılmasını takip ederek duyurulmasını sağlamak,
• CİMER kullanıcı sorumlusu tarafından gelen başvurular ile diğer bilgi edinme başvurularının EBYS’ye dâhil edilmesi, incelenmesi ve cevaplanması amacıyla İç ve Dış Yazışmalar Ofisine havale edilmesi,
• Başvurunun içeriğine göre gerekirse başvuru sahibine ve CİMER Portalına cevabın eklenmesi,
• Üniversitemizde sürekli işçi kadrosunda çalışan personellerin disiplin süreçleri kapsamındaki yazışmalarının takip edilmesi,
• Kurumların düzenledikleri sempozyum, panel, yarışma ve bunun gibi etkinliklerin üniversitemizin ilgili birimlerine duyurulması,
• Öğrencilerinin şehir dışında yapacakları staj ve anketlerin uygulama izin yazılarının yazılması,
• Öğretim üyelerinin araştırma izin yazılarının ilgili kuruma iletilmesi,
• Açılması planlanan fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu, enstitü, merkez, anabilim dalı ve anasanat dalı Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına iletilmesi ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen teklif cevabının üniversitemizin ilgili birimine iletilmesi,
• Valilik makamının olurları ile oluşturulan kurullarda üniversitemiz öğretim üyelerinin görevlendirilmesi,
• Kurumlardan gelen görüş talep yazılarının ilgili birimlere iletilerek cevap yazısı hazırlanması,
• 5018 sayılı kanun ve ilgili yönetmelik uyarınca başkanlık taşınır kayıt (devir, giriş- çıkış, zimmet, taşınır işlem fişi vb.) işlemlerinin yapılması ve yıl sonu hesaplarının ilgili kurumlara gönderilmesi,
• Dağıtımı yapılmış olan donanımların envanter kayıtlarının tutulması,
• Birime gelen ve giden malların sayımının yapılması,
• Kişilere verilen mal ve malzemelerin taşınır teslim sicil kaydını yapılıp takip edilmesi,
• Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim edilmesi, 

• Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutulması, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlenmesi ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine gönderilmesi.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulunun iş ve işlemlerine ait yazışma sürecinin yürütülmesi,
• İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütülmesi,
• Birimlerden gelen Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu gündem taleplerinin toplanması,
• Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu gündemlerinin oluşturulması ve üyelere gönderilmesi,
• Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu üyelerinin toplantıya davet edilmesi,
• Toplantının gerçekleşmesi için altyapının sağlanması,
• Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu Kararlarının üyelere imzalatılması,
• Karar defterine işlenmesi,
• Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu kararlarının ve karar suretlerinin EBYS üzerinden ilgili birimlere yazılması,
• Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek üzere analiz etmek, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlamak,
• Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
• Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak,
• Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak,
• İç ve Dış Yazışmalar Ofisi personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur.
Yetkiler
  • 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak,
  • EBYS kullanma yetkisi,
  • Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi
Bilgi
  • 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
  • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar,
  • Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi
Beceri ve Yetenek
  • Dürüstlük ve güvenilirlik,
  • Problem çözme ve sonuç odaklı olma,
  • Düzenli ve disiplinli çalışma,
  • Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı,
  • Değişim ve gelişime açık olma,
İletişimdeki  Birimler
Rektörlük, Akademik-İdari Birimler ve personelleri, Dış paydaşlar,
Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum
Adı Soyadı Tarih İmza
   
 
Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter) Kalite Koordinatörlüğü
Öğrenci Destek Hattı