GRT049

Anasayfa » GRT049

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ

GÖREV TANIM FORMU

Doküman No GRT049
Yayın Tarihi  18.05.2021
Revizyon No  00
Revizyon Tarihi
Sayfa No 1

 

Birimi GENEL SEKRETERLİK
Alt Birimi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü
Bağlı Unvan
Şube Müdürü
Görev Adı Evrak Kayıt Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı Kurum İçi ve Dışı Gelen/Giden KEP Dahil Tüm Evrakların Kayıt ve Takibi
Görev Türü Hassas Görev Hassas Görev Kodu   
Görev ve Sorumlulukları •Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden üniversite adına gelen evrakların teslim alınması ve kontrolünün yapılması,
• Kamu kurum ve kuruluşlardan, gerçek ve tüzel kişilerden gelen tüm evrakların EBYS’ den kayıt işlemlerinin yapılması,
• EBYS üzerinden kayıt yapılan tüm evrakların ilgili birimlere ve Genel Sekreterlik makamına havalesinin yapılması,
• EBYS’den havalesi yapılmış olan ıslak imzalı evrakların zimmet işlemlerinin yapılması,
• Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gidecek evrakların gönderilmesinin sağlanması,
• Birimlerce hazırlanan ve kurum dışına gönderilecek takipli postaların izlenebilirlik işlemlerinin yapılması,
• Kurum dışından gelen PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Evraklarının EBYS’ye dâhil edilmesi,
• Kurum İçi PTT KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden giden evrakların gönderilmesinin sağlanması,
• İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütmek,
• Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek üzere analiz etmek, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlamak,
• Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütmek,
• Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak,
• Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak,
• Evrak Kayıt Ofisi Personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur.
Yetkiler
  • 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak,
  •  EBYS kullanma yetkisi,
  •  Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi,
  •  Kurum KEP yetkisi.
Bilgi
  • 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
  • Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar,
  • Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi.
Beceri ve Yetenek
  • Dürüstlük ve güvenilirlik,
  • Problem çözme ve sonuç odaklı olma,
  • Düzenli ve disiplinli çalışma,
  • Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı,
  • Değişim ve gelişime açık olma,
İletişimdeki  Birimler
Rektörlük, Akademik-İdari Birimler ve personelleri, Dış paydaşlar,
Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum.
Adı Soyadı Tarih İmza
   
 
Hazırlayan Onaylayan Yürürlük Onayı
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı) Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter) Kalite Koordinatörlüğü
Öğrenci Destek Hattı