GRT048

Anasayfa » GRT048

SAMSUN ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIM FORMU	Doküman No	GRT048
	Yayın Tarihi	18.05.2021
	Revizyon No	00
	Revizyon Tarihi
	Sayfa No	1

Birimi	GENEL SEKRETERLİK
Alt Birimi	Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü
Bağlı Unvan	Şube Müdürü
Görev Adı	EBYS Ofisi Personeli
Sorumluluk Alanı	Üniversite tarafından kullanılmakta olan EBYS’de ihtiyaç duyulan nitelikli elektronik sertifika temin işlemleri, form tasarım işlemleri, kullanıcı kayıt ve güncelleme işlemleri, kayıtlı e-posta işlemleri
Görev Türü	Hassas Görev		Hassas Görev Kodu
Görev ve Sorumlulukları	• EBYS üzerinde imza yetkisi bulunan personel için talep edilen nitelikli elektronik sertifikanın temini hususunda Kamu Sertifikasyon Merkezi’yle iletişime geçilerek sürecin başlatılması, • Başvuru sahibi tarafından teslim edilen başvuru formunun EBYS’de oluşturulan üst yazıyla Kamu SM’ye gönderilmesi, • EBYS’de kullanılması talep edilen form taslağının talep eden birim tarafından Genel Sekreterliğe ulaştırılmasına müteakip formun istenilen şekilde tasarlanması amacıyla ilgili firmaya iletilmesi ve firma tarafından hazırlanan formun uygun formatta sisteme aktarılması, değişiklik sonrası sistem üzerinden duyurunun yapılması, • EBYS üzerinden gönderilen EBYS Kullanıcı Bilgi Formu’na istinaden personel kayıt ve güncelleme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, • EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevk, evrak arama, ara yüzle ilgili değişiklikler vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da yüz yüze destek verilmesi, • EBYS’nin işleyişiyle ilgili gelen öneriler, talepler, şikayetlerin incelenmesi, gerekli görülen değişikliklerin hizmet alınan firmaya iletilmesi ve gerekli kontrollerin yapılması, incelemelerin sistem yöneticileri tarafından yapıldıktan sonra sisteme aktarılması, • Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlarda birim ağacının güncellenip EBYS’ye yansıtılması, • PTT KEP Sistemi’nden gelen yazıların eklenmesi ve sevk işleminin gerçekleştirilmesi, • EBYS üzerinden yazılmış ve gönderim türü KEP seçilen yazıların kurum KEP sorumlusuna iletilmesi ve yazının ilgili yere KEP olarak gönderilmesi, • İdarenin ve/veya birimin faaliyet alanlarına ilişkin verilerin istatistiki kayıt ve kontrol işlemlerini yürütülmesi, • Birimin faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verilerin toplanması, tasnif etmek üzere analiz edilmesi, Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonuyla iş birliği sağlanması, • Görevi ile ilgili süreçleri Üniversitemiz Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun olarak yürütülmesi, • Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin, görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapılması, • Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevlerin yapılması • EBYS Ofisi Personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara, yönetmeliklere ve etik ilkelere uygun olarak yerine getirirken şube müdürü, genel sekreter yardımcısı ve genel sekretere karşı sorumludur.
Yetkiler	657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun ilgili maddelerindeki yeterlik şartlarına haiz olmak, EBYS kullanma yetkisi, Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazışma programında paraf yetkisi, Kurum KEP yetkisi.
Bilgi	5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Elektronik İmza Kanunu’nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Samsun Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve İmza Yetkileri Yönergesi.
Beceri ve Yetenek	Dürüstlük ve güvenilirlik, Problem çözme ve sonuç odaklı olma, Düzenli ve disiplinli çalışma, Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı, Değişim ve gelişime açık olma,
İletişimdeki Birimler	Rektörlük, BİDB, Akademik ve İdari Birimler
Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum.
Adı Soyadı		Tarih		İmza


Hazırlayan		Onaylayan		Yürürlük Onayı
Tayfun ŞENER (Genel Sekreter Yardımcısı)		Doç.Dr.Salih KESGİN (Genel Sekreter)		Kalite Koordinatörlüğü