PRS08

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Prosedürü	Doküman No	PRS08
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	1/3

1.AMAÇ  

Bu prosedürün amacı Samsun Üniversitesinin her aşamasında uygulanan faaliyetlerle ilgili uygunsuzlukların tespit edilmesi, sebeplerinin araştırılması, tekrarını önleyecek faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi, potansiyel uygunsuzlukların önceden tespit edilerek önlenmesine yönelik faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesiyle ilgili olarak yapılacak iyileştirme faaliyetlerin de uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.  

2. KAPSAM

Samsun Üniversitesi bünyesindeki tüm faaliyetleri kapsar. 

3.TANIMLAMALAR VE KISALTMALAR: 

DÜZELTME: Tespit edilen bir uygunsuzluğun giderilmesi için yapılan işlemdir. 

DÜZELTİCİ FAALİYET: Tespit edilen uygunsuzlukların sebeplerinin araştırılarak, tekrarını önleyecek faaliyetlerin planlanıp uygulanmasıdır. 

ÖNLEYİCİ FAALİYET: Potansiyel uygunsuzlukların tespit edilerek önlenmesine yönelik faaliyetlerin planlanıp uygulanmasıdır. 

DİF: İyileştirici / Önleyici faaliyetler. 

 4.SORUMLULAR  

Kalite Komisyonu

Kalite Koordinatörlüğü

Birim Kalite Sorumluları

Birim Sorumluları

5. UYGULAMA

5.1 Uygunsuzluk Kaynakları 

Samsun Üniversitesi İç Kontrol sistemi, öğrenci ve diğer paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini karşılamayı ve memnuniyet düzeyini arttırmayı amaçlar. Bu amaca ulaşabilmek için çeşitli gerekliliklerin yerine getirilmesini sağlamaya çalışır. Bu gereklilikler temel olarak; yasal mevzuatta, ilgili standartlarda Samsun Üniversitesi İç Kontrol sistem dokümantasyonunda tanımlanmıştır. Dolayısıyla, bu gerekliliklere uygun olmayan tüm durumlar, iç kontrol sistemi için bir uygunsuzluk olarak tanımlanır.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Prosedürü	Doküman No	PRS08
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	1/3

Uygunsuzluklar/potansiyel uygunsuzluklar çeşitli durum ve kaynaklardan ortaya çıkabilir. Örnek: 

• Herhangi bir mevzuat şartına uyulmadığının tespiti,
• Herhangi bir iç kontrol sistemi dokümantasyonunda tanımlanan şartlara uyulmadığının tespiti, 
• Satın alınan ürünlerin veya malzemelerin şartnameye uygun olmaması veya yapılan kontrol sonuçlarının uygun olmaması, 
• Öğrenci ve personelden veya diğer paydaşlardan gelen haklı şikâyetler veya öneriler 
• Sunulan hizmetlerin tanımlanmış şartlara uygun olmaması, 
• İç veya dış denetim bulguları, 
• Veri analizleri, istatistiksel çalışmalar, raporlar, gibi

5.2. Uygunsuzluk Tespiti 

Mevcut/potansiyel uygunsuzluklar tüm personel tarafından tespit edilebilir. Uygunsuzluğu tespit eden personel, vakit kaybetmeden ilgili birim sorumlusuna  bildirir. 

Birim sorumlusu, kendisine bildirilen uygunsuzluğu inceler ve uygunsuzluğun devam etmemesi için süreci durdurur ve gerekli acil önlemleri alır: 

• Eğer uygun olmayan bir hizmet söz konusu ise, ilgili birim/sorumlularla temasa geçerek hizmet sürecinin durdurulmasını veya düzeltilmesini sağlar, 
• Uygunsuzluk eğer somut bir ürün (malzeme, araç, gereç, tesis vb.) ile ilgili ise, öncelikle bunların yanlışlıkla kullanımını ve bunların kullanımından doğabilecek zararları engeller. Bu amaçla uygunsuz ürünün niteliğine uygun bir şekilde tanımlanır. (Örneğin, uyarı yazıları, tabelalar, uygun olmayan ürünün ayrı bir yere alınarak izole edilmesi vb.) Tespit edilen mevcut/potansiyel uygunsuzluklar, sorumlular tarafından Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet (DİF) Formu kullanılarak kayıt altına alınır ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Kalite Koordinatörlüğü kendisine iletilen DİF Formunu, DİF Takip Listesi’ne kaydeder ve bir DİF Takip numarası verir.

• 	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Prosedürü	Doküman No	PRS08
  		Yayın Tarihi	18.05.2021
  		Revizyon No	00
  		Revizyon Tarihi
  		Sayfa No	2/3

5.3. Uygunsuzluk Nedenlerinin Araştırılması, Düzeltici/İyileştirici Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi 

Kalite Koordinatörlüğü, bildirilen mevcut/potansiyel uygunsuzluğu inceler ve uygunsuzluğun kök nedenlerinin tespit edilmesini sağlar. Bu amaçla, DİF Formunu ilgili birim sorumlusuna gönderir. Birim sorumlusu mevcut/potansiyel uygunsuzluğu inceler, ilgili birim ve kişilerle görüşür, onlarla uygunsuzluk nedenlerini belirler ve DİF Formuna kaydeder. 

Tespit edilen uygunsuzluk nedenlerinin giderilmesine yönelik olarak gerçekleştirilecek düzeltici/iyileştirici faaliyetler, sorumlular ve süreler Birim sorumlusu tarafından ilgili birim yöneticileri/personeli ile görüşülerek belirlenir ve DİF Formuna kaydedilir. 

Kalite Koordinatörlüğü, DİF formunda belirtilen kök nedenleri ve planlanan düzeltici/iyileştirici  faaliyetleri gözden geçirir, gerekli olması durumunda eklemeler/düzeltmeler yapar ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için çalışmaları başlatır. 

Planlanan düzeltici/iyileştirici faaliyetler, DİF Formunda belirtilen sorumlular tarafından, belirtilen sürelerde gerçekleştirilerek tamamlanır. Düzeltici/önleyici faaliyetlerin gerçekleşme durumu Kalite sorumlusu tarafından takip edilerek doğrulanır (faaliyetlerin belirtildiği şekilde, belirtilen sürelerde ve etkin olarak tamamlanıp tamamlanmadığı) ve DİF Formuna kaydedilir. Takip sırasında, gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin kanıtlar da DİF Formuna eklenir. 

Planlanan düzeltici/iyileştirici  faaliyetlerin sorumlular tarafından zamanında, eksiksiz ve etkin olarak tamamlanması esastır. Herhangi bir sebepten dolayı bunun gerçekleştirilmesinin mümkün olmadığının tespiti durumunda, Kalite Koordinatörlüğü Birim Sorumlusuna bu durumu bildirir. Üst Yönetici Temsilcisi’nin de bilgisi ve onayı ile planlanan faaliyetlerde, sorumlularında değişiklikler yapılabilir, ek süre verilebilir. Planlanan düzeltici/iyileştirici faaliyetlerin tamamlanması ile birim sorumlusu tarafından DİF Formu, faaliyet kanıtlarıyla birlikte Kalite Koordinatörlüğüne iletilir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Prosedürü	Doküman No	PRS08
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	3/3

5.4.Düzeltici/İyileştirici Faaliyetlerin Etkinliklerinin Gözden Geçirilmesi ve Takibi 

Düzeltici/önleyici faaliyetlerde esas olan, bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda, belirlenmiş olan uygunsuzluk kök nedenlerinin ortadan kaldırılmasıdır. Bu nedenle planlanan düzeltici/iyileştirici faaliyetler tamamlandıktan sonra, Kalite Koordinatörlüğü bu faaliyetlerin etkinliğini gözden geçirir. 

Düzeltici /iyileştirici faaliyetlerin eksiksiz olarak tamamlanmasından sonra Kalite Koordinatörlüğü, bu faaliyetlerin etkinliğinin ne şekilde ve ne zaman gözden geçirileceğini ve takip edileceğini belirler. Belirtilen takip Kalite Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirilir ve düzeltici/iyileştirici faaliyetler sonucunda uygunsuzluğun tamamen giderildiğinden ve kök nedenlerinin tamamen ortadan kaldırıldığından emin olunduktan sonra DİF Formu kapatılır ve DİF Takip Listesine kaydedilir. 

Yapılan düzeltici/iyileştirici faaliyetlerin etkin olmadığının tespit edilmesi durumunda ise Kalite Koordinatörlüğü, DİF Formunu kapatmaz ve süreci tekrar başlatır. 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 

 PRS05 Şikâyet ve Memnuniyeti Değerlendireme Prosedürü

ORT-FRM011 Düzeltici/İyileştirici  Faaliyet /DİF) Formu  

ORT-FRM012 Düzeltici/İyileştirici Faaliyet (DİF) Takip Formu