PRS09

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Hassas Görevlerin Tespiti Prosedürü	Doküman No	PRS09
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	1/4

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimlerince hiç yapılmaması, hatalı veya geç yapılması halinde kurumun işleyişini aksatacak ya da kurum çalışanlarına, çalışma arkadaşlarına veya üçüncü kişilere zarar verebilecek olan, “Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimler Hassas Görevler Listesi” nde belirtilen görevlerin, kim tarafından, nasıl ve ne zaman yürütüleceği ve gerektiğinde nasıl kontrol edileceğini belirlemek üzere standart bir yöntem belirlemektir.

2. KAPSAM

Bu prosedür, Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimler’in bütününde uygulanır, her birim kendi faaliyet alanlarıyla ilgili hassas görevlerini belirler, uygular ve Hassas Görevler Listesi’nde tanımlanan görevlerin yürütülmesi ile ilgili tüm faaliyetleri kapsar.

3. SORUMLUSU

Bu prosedürün uygulanmasından Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimleri’nde görev yapan tüm akademik ve idari birim yöneticileri ile çalışanları sorumludur.

4. UYGULAMA VE TANIMLAR

4.1.1. Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimlerinde Birim Yöneticileri, ya da görevlendireceği alt birim yöneticileri ya da müdürleri tarafından kendi birimleri ve görev alanlarıyla ilgili …….. doküman no’lu “Hassas Görev Tespit Formu” doldurulur.

4.1.2. Hassas Görev Tespit Formları konsolide edilerek ….doküman no’lu  “Hassas Görev Envanteri” ve ….. doküman no’lu “Hassas Görev Listeleri” oluşturulur.

4.1.3. Birim Müdürleri tarafından Hassas Görev Envanterleri SGDB İç Kontrol Birimi’ne verilir.

4.1.4. Personel Daire Başkanlığı tarafından onaylanan hassas görevler, bu görevleri yürüten personele yazı ile bildirilir ayrıca Başkanlığımız web sayfasında yayınlanır.

4.1.5. Risk Belirleme Komisyonu tarafından hassas görevler en az yılda bir kez yeniden değerlendirilir. Bu değerlendirmeler sonucunda hassas görevlerde meydana gelen değişiklikler hassas görev envanterine dâhil edilir veya envanterden çıkarılır, güncellemeler hakkında SGDB İç Kontrol Birimi’ne bilgi verilir.

5. HASSAS GÖREV

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren,

zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini

güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Hassas Görevlerin Tespiti Prosedürü	Doküman No	PRS09
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	2/4

6. HASSAS GÖREVLERİN TESPİTİ

Harcama birimleri düzeyinde ilgili birimlerde hassas görevler belirlenirken aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınacaktır:

-Hassas görevlerin tespit edilmesi harcama birimlerinin fonksiyonlarını etkili bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini, bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini, bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını sağlar. Böylece, birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine ve kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılarak hizmet kalitesinde artışa yardımcı olur.

Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, stratejik hedefler, performans hedefleri ve görev tanımlarından yararlanılacaktır. Hassas görev envanteri, harcama birimlerince kontrol mekanizmalarının geliştirmesinde ve risk yönetim süreçlerinde dikkate alınır.

Hassas görevler;

1. Samsun Üniversitesi Akademik ve İdari Birimlerin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararları alma kapasitesi,

2. Kararları etkileyebilecek idare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi,

3. Gizli bilgilere erişim,

4. Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler,

5. Görevin yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi,

6. Birimin fonksiyonunun yerine getirebilmesi açısından kritik öneme sahip diğer görevlerdir.

7.RİSK SINIFININ BELİRLENMESİ

Hassas görevler için risk seviyelerinin belirlenmesi amacıyla aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınmalıdır:

Yüksek: Cezai işlem, kurumsal itibar kaybı, soruşturma, idari para cezası, kamu zararı.

Orta: İdare ve personel güveninin kaybolması, görevin aksaması, idarenin, akademik ve idari birimlerin itibar kaybı, idarinin mali kaybı ve itibar kaybı olmaksızın telafisi güç sonuçlara yol açması.

Düşük: Tenkit, zaman kaybı, idari personele olan güvenin azalması, görevin sonucuna

etkilemeyen ancak kalitesini düşüren aksaklıklar.

Hassas Görev Tespit Formu’nda kayıt altına alınan hassas görevlerin yerine getirilememesi durumun da karşılaşılacak olan risk seviyesi yukarıdaki ifadelere göre belirlenir. Belirlenen risk seviyesi Hassas Görev Tespit Formu’na kaydedilir.

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Hassas Görevlerin Tespiti Prosedürü	Doküman No	PRS09
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	3/4

8. HASSAS GÖREV BELİRLEME KONU BAŞLIKLARI:

Hassas görev tespitine ilişkin olarak dikkate alınması gereken başlıca hususlar şunlardır:

1. Hangi görevler gizlilik statüsündedir?

2. Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?

3. Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?

4. Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?

5. Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?

6. Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

7. Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?

8. Hangi işler yüksek maliyetlidir?

9. Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?

10. Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?

11. Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?

12. Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?

13. Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

9.HASSAS GÖREVLERİN İZLENMESİ

Birimler Hassas Görev Envanteri’nde yer verilen görevleri;

1. Periyodik aralıklarla gözden geçirmeli,

2. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceğini tespit etmeli,

3. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler

alınabileceğine karar vermeli,

	SAMSUN ÜNİVERSİTESİ Hassas Görevlerin Tespiti Prosedürü	Doküman No	PRS09
		Yayın Tarihi	18.05.2021
		Revizyon No	00
		Revizyon Tarihi
		Sayfa No	4/4

4. Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemleri sürekli olarak izlemelidir.

5. Hassas görevlere ve bu görevler için geliştirilen önlemlere Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantıları’nda yer verilerek yönetimin bunlar hakkında bilgi sahibi olunması sağlanır.

10.REFERANS DÖKÜMANLAR:

PDB05/FR01/00 Hassas Görev Tespit Formu

PDB05/FR02/00 Hassas Görev Envanteri

PDB05/FR03/00 Hassas Görev Listesi