Adres: Gürgenyatak, Canik Yerleşkesi Gürgenyatak Mahallesi, Merkez Sk. No:40-2 D:1, 55080 Canik/Samsun
PRS01
Anasayfa » PRS01
 |
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 1/8 |
- AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ve Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi, oluşturmak, uygulamak, etkin ve devamlı çalışmasını desteklemek için gerekli dokümanların, standart bir yöntem ile hazırlanması, kodlanması, onaylanması, yayınlanması, dağıtılması, güncellenmesi ve/veya revize/iptal edilmesi ile bu kapsamda yetki ve sorumluluk ile yöntemleri tanımlamaktır.
- KAPSAM
Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde yer alan tüm dokümanları kapsar. Bu prosedür yapı olarak, oluşturulacak diğer tüm dokümanlara örnek teşkil eder.
- SORUMLULUKLAR
Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir.
- TANIMLAR VE KISALTMALAR
- KYS: Kalite Yönetim Sistemi.
- Doküman: Uygulanmakta olan her bir kalite sistemi ve mevzuat gereğince kullanılan ve/veya hizmet verilen kesime çıktı olarak sunulan tüm belgeler.
- Kontrollü Doküman: KYS içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır. Üzerinde kırmızı renkli “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi veya filigran bulunmayan doküman kontrolsüz dokümandır.
- Kontrolsüz Doküman: Güncellenmesine gerek olmayan ve sadece bilgi için verilen çoğaltılarak basılan yazılı dokümandır. Kontrolsüz dokümanların üzerinde kırmızı renkli “KONTROLSÜZ KOPYA” kaşesi veya filigran basılır.
- Kullanım Dışı Doküman: Orijinal kontrollü doküman oldukları halde, revize edilmiş veya kullanımdan kaldırılmış üzerilerine mavi renkli “KULLANIM DIŞI DOKÜMAN” kaşesi veya filigran basılmış doküman.
- İç Kaynaklı Doküman: Üniversitemizin, faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken Üniversitemizce oluşturulan dokümanlar.
- Dış Kaynaklı Doküman: Üniversitemizin faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu, dış kurum/kuruluşlar tarafından hazırlanıp yayınlanan aynen kullanılması gereken ve kullanıcı tarafından değiştirilemeyen (ör: Kanun, Yönetmelik, Genelgeler, Ulusal/Uluslararası Standartlar, Metotlar, Referans Kılavuzlar, El Kitapları ve Basılı Kaynaklar) ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken dokümanlar.
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 2/8 |
- Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyon yapısını, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi – Şartları standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
- Prosedür: Bir faaliyeti veya süreci yerine getirmek için belirlenmiş yoldur. Süreçlerin (proseslerin) amacını ve kapsamını tanımlayan, işlerin (aktivitelerin) ne, neden, nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman gerçekleştirildiğini anlatan dokümandır.
- Talimat: Ana süreçleri destekleyen, bir alt seviyede yazılmış, prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerle ilgili gerekli ve uygun durumlarda hazırlanan, kontrollü, özellikli işlerin nasıl yapılacağının tüm aşamalarını sırasıyla ayrıntılı olarak tanımlayan dokümandır.
- Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını, özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.
- Görev ve Sorumluluk Formu: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 İş Kanunu, Samsun Üniversitesi yönetmelikleri vb. içerisinde tanımlanmış kişilere verilmiş olan unvanları ifade eden dokümanlardır.
- İş Akış Şeması: Bir faaliyetin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik anlatan dokümandır.
- Form: Tekrarlanan işlerde kullanılmak üzere KYS gereklerine uygun ve belirlenen formatta kalite kayıtlarını tutmak üzere, standartlaştırılmış, içeriği doldurulan dokümandır.
- Çizelge: Birbiriyle ilgili verilerin çizgilerle bölümlere ayrılarak, toplu ve düzenli sunumu gösteren dokümandır.
- Kılavuz: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümandır.
- Liste: Hazırlanan dokümanları sınıflayıp sıralayarak düzenlemeye yarayan destek doküman.
- UYGULAMALAR
- Genel
Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde oluşturulan tüm dokümanlar gözden geçirilir, güncel tutulur ve muhafaza edilir. Hazırlanan/hazırlanacak ve var olan dokümanlar sistematik olarak kontrol, onay, dağıtma ve revizyon işlemlerine tabi tutulurlar. Hazırlanacak tüm dokümanlar alanında uzman, bilgi ve tecrübe sahibi kişiler tarafından hazırlanıp Üniversitemiz Kalite Sistemine dâhil edilir.
- Dokümanların Sınıflandırılması
KYS’deki mevcut dokümanlar; iç ve dış kaynaklı dokümanlar olmak üzere iki grupta sınıflandırılır:
- İç Kaynaklı Dokümanlar: Üniversitemizin, faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken Üniversitemizce oluşturulan dokümanlardır. (Yönetmelik, yönerge, el kitabı, prosedür, talimat, form, rapor, iş akış şeması, liste, plan ve görev tanımı)
- Dış Kaynaklı Dokümanlar: Üniversitemizin faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu, dış kurum/kuruluşlar tarafından hazırlanıp yayınlanan aynen kullanılması gereken ve kullanıcı tarafından değiştirilemeyen ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken dokümanlardır. (Kanun, yönetmelik, genelgeler, mevzuat, ulusal/uluslararası standartlar, metotlar, referans kılavuzlar, el kitapları ve basılı kaynaklar)
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 3/8 |
- Dokümanların Kodlanması
Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde oluşturulacak dokümanların kodlanması ve numaralandırması aşağıdaki tabloda belirtildiği şekli ile yapılır. Kodlamalar XXX/YYY şeklinde yapılır. XXX; yerine dokümanların kısaltmaları yazılır. İki veya en fazla üç karakterden oluşabilir. YYY; yerine dokümanın numarası yazılır, iki veya en fazla üç karakterden oluşabilir. (Örnek; PRS01)
Tablo-1: Doküman Kodlama/Numaralandırma Tablosu
| Doküman Kodu | Açıklamalar | |
| XXX | YYYY | |
| YNT | – | Yönetmelikler |
| YNG | – | Yönergeler |
| KEK | – | Kalite El Kitabı |
| PRS | – | Prosedürler |
| TLM | – | Talimatlar |
| PMYS/KEK | Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi Kalite El Kitabı | |
| SX.X.X/FRM | – | Formlar |
| ORT/FRM | Ortak Formlar | |
| DKD/FRM | – | Dış Kaynaklı Formlar |
| LST | – | Listeler |
| SX.X.X/İAŞ | İş Akışı | |
| ORT/İAŞ | Ortak İ Akışı | |
| ÇZG | – | Çizelgeler |
| PLN | – | Planlar |
| GRT | – | Görev Tanımları |
| RPR | – | Raporlar |
| SVP | – | Sözleşme ve Protokoller |
| KLV | – | Kılavuzlar |
| SX.X.X | – | Süreç Kartları |
| UVE | – | Usul ve Esaslar |
| DKD | – | Dış Kaynaklı Dokümanlar |
| YÖD | – | Yönetim Dokümanları |
- Yeni Doküman Hazırlanması ve Yürürlüğe Alınmasın
Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi şartları dikkate alınarak Kalite Koordinatörü tarafından belirlenir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Bu konudaki öneriler Kalite Koordinatörlüğü’ne iletebilirler.
Yeni dokümanların hazırlanmasında izlenecek yol, “ORT/İAŞ001 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı”nda tanımlanmıştır. Yeni doküman hazırlanması talepleri, doküman revizyon ve dokümanın kullanımdan kaldırılması “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” kullanılarak gerçekleştirilir. Kalite koordinatörlüğü tarafından hazırlanan dokümanlarda “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” şartı aranmaz.
Dokümanın hazırlanması ve onayı ile ilgili sorumluluklar; ilgili mevzuat, üst yönetim görüşü, Üniversitenin kurumsal yapısı ve ilgili standart şartları gözetilerek Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Genel olarak dokümantasyonun ilgili sürecin sorumlusu/sorumluları veya Kalite Koordinatörü’nün görevlendireceği kişi/ekipler tarafından hazırlanması esastır. Hazırlanan tüm dokümanlar, istisnalar hariç hazırlayan, kontrol eden ve onaylayanın imzaları olmadan yayınlanmaz. Bu kişilerin imzaları tamamlandığında dokümanlar yürürlüğü girmiş sayılır.
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 4/8 |
Hazırlanan tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörü veya görevlendirilen kişi/komisyon tarafından gözden geçirilir ve onay verilir. Dokümanın yayınlanması ve dağıtımı Kalite Koordinatörlüğü tarafından bilgisayar ortamında gerçekleştirilir. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer.
KYS’de kullanılan tüm dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü tarafından “LST02 Ana Doküman Listesi” kullanılarak listelenir ve Kalite Koordinatörlüğü web sayfasında yayınlanır. Üniversitemiz Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan tüm dokümanların güncelliği, kullanan birimler tarafından koordinatörlüğün web sayfasından kontrol edilebilir.
Dokümanların kontrol dışı çoğaltılıp kullanılmasını önlemek amacıyla, Kalite Koordinatörü tarafından yazdırılan dokümanların her sayfasının sağ üst köşesi kırmızı renkte “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi ile kaşelenir veya filigran basılır. Kaşe sadece Kalite Koordinatörü’nde bulunur. Kaşelenmemiş veya filigran basılmamış dokümanlar kontrolsüz doküman sayılır.
Dokümanların Yapısı
Üniversite bünyesinde oluşturulacak dokümanlarının hazırlanmasında yazı tipi olarak “Cambria” kullanılır. Doküman içeriği oluşturulurken prensip olarak; her alt başlıktan önce bir satır boşluk bırakılmasına, yazı büyüklüğü olarak metin de 11 punto, üst alt bilgi bölümlerinde 8 punto ve ana başlıkta ise 11 punto kullanılmasına, ana başlıkların büyük harf ve kalın, alt başlıkların ise kalın yazılmasına dikkat edilir.
Yeni hazırlanacak dokümanların, şayet yapısı uygun ise “Genel Doküman Form Örnekleri” kullanılır. Yapısı gereği bu formların kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, farklı yapıda form kullanılarak oluşturulan dokümanlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Temel doküman bilgileri:
| Merkezin Logosu | : | Üniversitemizce kurumsal kimlik kapsamında belirlenmiş olan logo, |
| Doküman Adı | : | Üzerinde çalışılan dokümanı tanımlayıcı başlık, |
| Doküman No | : | Madde 5.3. de belirtilen kod ve numara |
| Yayın Tarihi | : | Dokumanın ilgili kişilerce onaylanıp imzalandıktan sonra yürürlüğe girdiği tarih, |
| Revizyon Tarihi | : | Dokümanın revize edildiği son tarih |
| Revizyon No | : | Dokümanın kaç defa revize edildiğini gösterir. Her revizyondan sonra sayı bir arttırılır. |
| Sayfa No | : | Dokümanın kaç sayfadan oluştuğunu gösteren numaralar
Sayfa x / y ( x = Sayfa No, y =Toplam Sayfa No) |
Üniversitemizin tüm birimlerine ait süreç doküman kodları aşağıda belirtilen bilgilerini içermelidir. Süreç doküman bilgileri:
| S1.1 | Eğitim ve Öğretim Planlama, |
| S.1.2 | Eğitim ve Öğretim Uygulama, |
| S.1.3 | Değişim Programları, |
| S.4.1 | Kalite Yönetişim İşlemleri, |
| S.4.2 | Genel Sekreterlik İdari İşlemler, |
| S.4.3 | İdari ve Mali İşlemleri, |
| S.4.4 | Personel ( İnsan Kaynakları ), |
| S.4.5 | Kurumsal Mali Hizmetler, |
| S.4.6 | Yapı İşleri ve Teknik Bakım-Onarım İşlemleri, |
| S.4.7 | Sağlık, Kültür ve Spor İşlemleri, |
| S.4.8 | Hukuki İşlemler, |
| S.4.9 | Döner Sermaye İşletmesi İşlemleri, |
| S.4.10 | Satın Alma İşlemleri, |
| S.4.11 | Bilişim İşlemleri, |
| S.4.12 | Akademik Birimler İdari İşlemler, |
| S.4.13 | Kütüphane ve Dokümantasyon İşlemleri, |
| S.4.12.1 | Tıp Fakültesi İdari İşlemler, |
| S.4.12.2 | Özdemir Bayraktar Havacılık ve Uzay Bilimleri Fakültesi İdari İşlemler |
| S.4.12.3 | Mimarlık ve Tasarım Fakültesi İdari İşlemler, |
| S.4.12.4 | Mühendislik Fakültesi İdari İşlemler, |
| S.4.12.5 | İktisadi, İdari ve Sosyal Bilimler Fakültesi İdari İşlemler, |
| S.4.12.6 | İlahiyat Fakültesi İdari İşlemler, |
| S.4.12.7 | Lisansüstü Eğitim Enstitüsü İdari İşlemler, |
| S.4.12.8 | Sivil Havacılık Yüksekokulu İdari İşlemler, |
| S.4.12.9 | Kavak Meslek Yüksekokulu İdari İşlemler, |
| S.4.12.10 | Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu İdari İşlemler, |
| S.4.12.11 | Sürekli Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.12 | Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.13 | Düşünce ve Sanat Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler |
| S.4.12.14 | Sosyal İnovasyon Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.15 | Türkçe ve Yabancı Dil Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.16 | Kariyer Geliştirme ve Planlama Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.17 | Teknoloji Transfer Ofisi Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.18 | Psikoloji Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.19 | Tasarım, Mimarlık ve Şehir Çalışmaları Uygulama ve Araştırma Merkezi İdari İşlemler, |
| S.4.12.20 | Ortak Seçmeli Dersler Koordinatörlüğü, |
| S.4.14 | Ortak Süreçler, |
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 5/8 |
Prosedür ve Talimatlar hazırlanırken dokümanda yer alacak bilgiler ve açıklamalar aşağıda belirtilmiştir:
| Amaç | : | Dokümanın neden niçin hazırlandığı yazılır, konusu belirtilir. |
| Kapsam | : | Dokümanın etkilediği faaliyetler ve işlerin kapsamı açıklanır. |
| Sorumlukları | : | Belirtilen amaca ulaşmak için dokümanla ilgili faaliyetlerden kimlerin sorumlu oldukları tanımlanır. |
| Tanımlar ve Kısaltmalar | : | Dokümanda açıklanması gereken kavram ve terimler ile kısaltmaların kısaca açıklaması yapılır. |
| Uygulama | : | Bu kısımda yapılması gereken işler, kullanılan referans dokümanlara uygun olarak ve mantıksal bir sıra izlenerek adım adım anlatılır. |
| İlgili Dokümanlar | : | Oluşturulan dokümanın uygulanması için gerekli olan, bu süreçte kullanılan tüm dokümanlar ile atıf yapılan dokümanlar burada belirtilir. |
Kontrollü veya kontrolsüz doküman dağıtımı yapılırken ilgili kaşe basılmalı veya ilgili filigranı yerleştirilmelidir.
Dokümanların son sayfasında aşağıda belirtildiği gibi “Revizyon Bilgileri” tablosu yer alır. Tablo dokümanın son sayfasında yeni bir sayfa olarak konumlandırılır. İlgili dokümanda yapılan revizyon bilgileri bu tabloya işlenir. Dokümanlar ilk oluşturulduğunda ilk satırı revizyon numarası “0 (sıfır)”, Revizyon Tarihine “ – ” (tire) işareti ve Revizyon Açıklamasına “İlk yayın” yazılır. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi;
Şekil 1: Revizyon Bilgileri
| Revizyon
No |
Revizyon
Tarihi |
Revizyon Açıklaması |
| 0 | – | İlk yayın. |
İş Akış Şemalarında sıklıkla kullanılan süreç adım türleri ve sembolleri aşağıda belirtilmiştir. Gerekli olması durumunda farklı sembollerde kullanılabilir.
Tablo 3: İş Akış Sembolleri
| Şekil ve Adı | Açıklama |
| Sınır | Bir işlemin başlangıç veya bitişini tanımlar, içerisine “Başlangıç” veya “Bitiş” yazılabilir. |
| Operasyon | Bir girdiyi değiştiren işlemdeki faaliyet veya görev tanımlar. |
| Karar | İşlemlerdeki bir karar veya ayrılma noktasını tanımlar. Evet, hayır veya uygun, uygun değil vs. gibi seçenekler ile karar bloklarında her bir yolu işaretler. |
| Belge | Hazırlanan doküman ile tekli ekran veya yazıcı çıktısı için kullanılır. |
| Çoklu Belge | Hazırlanan dokümanlar ile çoklu ekran veya yazıcı çıktıları için kullanılır. |
| Oklar | İşlem içindeki akışın sıra ve istikametini gösterir ve genellikle bir faaliyetin çıktısını müteakip faaliyete aktarımını da gösterir. |
| İrtibatlayıcı | Akış şemasında bir çıktının diğer bir akış şemasının girdisi olacağını gösterir. Çıktı/girdiyi temsil etmek için şeklin içine bir numara yazılır veya aynı sayfaya sığmayan akış şemalarını irtibatlandırmak için kullanılır. |
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 6/8 |
- Kontrol
KYS dokümanlarının hazırlanması, kontrolü ve onaylanması işlemleri aşağıda tabloda belirtildiği şekilde, sorumlu kişi/kişiler tarafından yapılır. Tabloda belirtilen dokümanlar hazırlayan, kontrol ve onay imzalarının atılması ile belirtilen yayın tarihinde yürürlüğe girer.
Tablo 4: Doküman Sorumlulukları Tablosu
| Doküman Türü | Hazırlayan
Düzenleyen |
Kontrol Eden | Onaylayan | Gözden Geçirme /Güncellik | |
| Kalite El Kitabı | KK | KK | Rektör | KK | |
| Prosedürler | KK | KK | KK | KK | |
| Paydaş Memnuniyeti Yönetim Sistemi El Kitabı | KK | KK | Rektör | KK | |
| Talimatlar | BKK | BY | KK | KK-BKK | |
| İş Akış Şemaları | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Formlar | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Görev Tanımı | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Listeler | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Çizelgeler | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Raporları | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Proses Kartları | BKK | BY | KK | KK- BKK | |
| Kısaltmalar | KK: Kalite Koordinatörlüğü, BKK: Birim Kalite Komisyonu, BY: Birim Yöneticisi, | ||||
- Gözden Geçirme
Tüm personel, kullandığı dokümanları yaptığı işe uygunluk açısından sürekli olarak gözden geçirir. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler ve gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıklar durumunda revizyon süreci başlatılır.
Birim Kalite Komisyonu, her yıl Aralık ayında, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği hususunu değerlendirirler. Revizyon gerektiren dokümanlar için revizyon süreci Kalite Koordinatörlüğü tarafından başlatılır.
Üniversite KYS’sini etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda (örneğin, standardın revize edilmesi, kurum yapısı ile ilgili büyük değişiklikler vb.) Kalite Koordinatörü ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesini ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılmasını sağlar.
- Revizyon
Dokümanların revizyonunda izlenecek yol “ORT/İAŞ002 Doküman Revizyonu İş Akış Şeması”nda tanımlanmıştır. Yapılan revizyon işlemlerinden sonra dokümanın “Revizyon Tarihi” ile “Revizyon No”su güncellenir. Revizyon konusunda karar verme yetkisi Kalite Koordinatörlüğü’ndedir.
Dokümanlarda yapılan tüm revizyonlar, dokümanın son sayfasında yer alan “Revizyon Bilgileri” tablosuna işlenmelidir.
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 7/8 |
- Dokümanların İptali İmhası ve Arşivlenmesi
Kalite Yönetim Sistemi içerisinde ihtiyaç duyulmayan ve gereksiz olan dokümanların yürürlükten kaldırılmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Dokümanların iptali için, ilgili birim kalite temsilcisi Doküman Talep Formu ile iptal talebinde bulunur. Talep Kalite Koordinatörlüğü iletilir. İptal konusunda nihai karar verme yetkisi Kalite Koordinatörü’ndedir. Dokümanların iptalinde izlenecek yol “ORT/İAŞ03 Doküman İptal İş Akış Şeması”nda tanımlanmıştır.
Revize veya iptal edilmiş dokümanların elektronik ortamdaki kopyaları web sayfasından kaldırılır. Yayından kaldırılan elektronik ortamdaki doküman silinmez. Kalite Koordinatörlüğü tarafından yine bilgisayar ortamında oluşturulan “ARŞİV/İPTAL” klasörüne kaydedilir. Basılı dokumanlar ise yok edilir. Prosedür, Talimat ve kalite sistemine ait diğer dokümanların revizyon ve iptal olan orijinal kopyaları Kalite Koordinatörlüğünde 1 (bir) yıl süre ile muhafaza edilir. İptal edilen dokümanın kod numaraları tekrar başka bir dokümana verilmez.
- Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü
Dış kaynaklı dokümanlar (yönerge, yönetmelik, usul ve esaslar, formlar vb.) üniversitemiz dışındaki kurum ve kuruluşlarca oluşturulmuş dokümanlardır. Bu dokümanların revize edilmesi, güncelliği ve yayımlanması ilgili kurum ve kuruluşlarca yapılmaktadır.
- Kalite yönetim sistemi için gerekli dış kaynaklı mevzuatlar Samsun Üniversitesi Mevzuatları web sitesinde yayınlanmaktadır.
- Tüm birim amirleri “LST02 Ana Doküman Listesi”nde ve “LST04 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi’nde yayımlanan, kendi sorumluluğunda bulunan iç ve dış kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmekle yükümlüdürler. İlgili dokümanlarda değişiklik olması durumunda ilgili birim amir Kalite Koordinatörlüğü’ne “ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu” ile bu durumu bildirir. Dış Kaynaklı dokümanların revizyonunda form kullanılmaz, revizyon kurum içi yazışma yöntemi ile Kalite Koordinatörlüğü’ne bildirilir.
- Dokümanların Etkin Kullanımı
KYS için gerekli olan tüm dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü web sayfası üzerinden yayınlanır. Kalite Koordinatörlüğü web sitesine, http://kalite.samsun.edu.tr adresinden ulaşılabilir. Kalite Koordinatörlüğü web sitesinin içeriği, Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir, sitenin tasarımı, kodlanması ve yayınlanması güvenliğinin sağlanması Bilgi İşlem Daire Başkanlığı sorumluluğundadır.
Dokümanların en güncel hali web sitesinde mevcut olan dokümanlardır. Daima güncel dokümanların kullanımının güvence altına alınabilmesi için dokümanların web sitesi üzerinden kullanımı esastır.
Kalite Koordinatörlüğü nezdinde, tüm birimler kullanılan dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak yönetiminin sağlanmasından sorumludur. Bu amaçla, birimlerde kullanılan fakat bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanlar Birim Amirleri tarafından tespit edilerek Kalite Koordinatörlüğüne bildirilir.
|
SAMSUN ÜNİVERSİTESİ |
Doküman No | PRS01 |
| Yayın Tarihi | 18.05.2021 | ||
| Revizyon No | 01 | ||
| Revizyon Tarihi | 29.06.2023 | ||
| Sayfa No | 8/8 |
- İLGİLİ DOKÜMANLAR
- İç Kaynaklı Dokümanlar
- ORT/İAŞ001 Yeni Doküman Hazırlama İş Akış Şeması
- ORT/İAŞ002 Doküman Revizyonu İş Akış Şeması
- ORT/İAŞ003 Doküman İptal İş Akış Şeması
- ORT/FRM003 Doküman Hazırlama ve Revizyon Talep Formu
- LST02 Ana Doküman Listesi
- LST04 Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi
- PRS02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
- Samsun Üniversitesi Mevzuatları
- Dış Kaynaklı Dokümanlar
- Samsun Üniversitesi Mevzuatları
- REVİZYON BİLGİLERİ
| Revizyon
No |
Revizyon
Tarihi |
Revizyon Açıklaması |
| 0 | – | İlk yayın. |
| Hazırlayan | Onaylayan | Yürürlük Onayı |
| Kalite Çalışma Grubu | Kalite Koordinatörlüğü | Kalite Komisyonu |